○愛媛県公安委員会文書管理規則

平成14年3月22日

公安委員会規則第3号

愛媛県公安委員会文書管理規則を次のように定める。

愛媛県公安委員会文書管理規則

(目的)

第1条 この規則は、公安委員会が行う行政文書の管理に関し必要な事項を定めることにより、行政文書の適正な管理を確保し、もって事務の適正かつ能率的な遂行及び愛媛県情報公開条例(平成10年愛媛県条例第27号。以下「条例」という。)の適正かつ円滑な運用に資することを目的とする。

(定義)

第2条 この規則において「行政文書」とは、公安委員会の委員長及び委員並びに警察本部総務室総務課公安委員会補佐室(以下「公安委員会補佐室」という。)の職員が職務上作成し、又は取得した文書、図画及び写真並びに電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)であって、これらの者が組織的に用いるものとして、公安委員会が保有しているものをいう。

(公安委員会の保有する行政文書)

第3条 公安委員会が保有する行政文書は、次のとおりとする。

(1) 公安委員会の会議録(公安委員会の会議に提出された行政文書であって、公安委員会が会議録と併せて保有することが必要と認めたものを含む。)

(2) 警察法(昭和29年法律第162号)第43条の2に規定する事務に関する行政文書

(3) 警察法第79条に規定する事務に関する行政文書

(4) その他公安委員会が自ら保有することが必要と認めた行政文書

(行政文書分類表)

第4条 行政文書については、当該行政文書に係る事務の性質、内容等に応じ分類することができるようにするため、行政文書分類表(様式第1号)を作成するものとする。

2 行政文書分類表については、毎年1回以上見直しを行い、必要と認める場合にはその改正を行うものとする。

3 行政文書分類表の作成及び改定は、第15条の文書管理責任者が行う。

(行政文書の作成)

第5条 公安委員会の意思決定に当たっては行政文書を作成するものとし、事務の実績については行政文書を作成するものとする。ただし、次に掲げる場合については、この限りでない。

(1) 意思決定と同時に行政文書を作成することが困難である場合

(2) 処理に係る事案が軽微なものである場合

2 前項第1号に規定する場合にあっては、事後に行政文書を作成するものとする。

(行政文書の保存の方法)

第6条 行政文書は、公安委員会が適切に管理し得る専用の場所において、行政文書以外のものと区分して保存期間が満了する日まで適切に管理し、保存するものとする。

2 行政文書は、保存期間が満了する日まで必要に応じ記録媒体の変換を行うなどにより、適正かつ確実に利用できる方式で保存するものとする。

3 行政文書(保存期間が1年以上のものに限る。)は、単独で管理することが適当なものを除き、第4条第1項に規定する行政文書分類表に従って、行政文書ファイルとしてまとめるものとする。

4 行政文書ファイルは、必要がある場合は、分割し、又は統合することができる。

(行政文書の保存期間)

第7条 行政文書については、次条に規定する起算日から、次の表の左欄に掲げる行政文書の種別に応じ、それぞれ同表の右欄に掲げる期間が経過するまでの間、保存しなければならない。

第3条第1号に規定する行政文書

10年

第3条第2号に規定する行政文書

5年

第3条第3号に規定する行政文書

当該苦情の処理後3年

第3条第4号に規定する行政文書

永年、10年、5年、3年又は1年のうち、公安委員会が必要と認めて定める期間

2 原本(原本に代えて保存すべきこととされた行政文書を含む。以下同じ。)の写しその他の原本以外の行政文書の保存期間については、原本より短い期間とすることができる。

3 一の行政文書ファイルに保存期間の満了する日を異にする複数の行政文書が含まれる場合は、第1項の規定にかかわらず、その行政文書ファイルに含まれるすべての行政文書を、これらの行政文書の保存期間の満了する日のうち最も遅い日までの間保存するものとする。

(保存期間の起算)

第8条 行政文書(保存期間が1年未満である行政文書(以下「1年未満文書」という。)を除く。)の保存期間は、当該行政文書を作成し、又は取得した日の属する年の翌年(会計に関する行政文書等会計年度により管理することが適当な行政文書にあっては、当該行政文書を作成し、又は所得した日の属する会計年度の翌会計年度)の初日から起算するものとする。

2 1年未満文書の保存期間は、当該行政文書を作成し、又は取得した日から起算するものとする。

(保存期間の延長)

第9条 次に掲げる行政文書については、前条の規定にかかわらず、保存期間の満了する日後においても、その区分に応じてそれぞれ次に定める期間が経過する日までの間保存期間を延長するものとする。この場合において、一の区分に該当する行政文書が他の区分にも該当するときは、それぞれの期間が経過する日のいずれか遅い日までの間保存するものとする。

(1) 現に監査、検査等の対象になっているもの 当該監査、検査等が終了するまでの間

(2) 現に係属している訴訟における手続上の行為をするために必要とされるもの 当該訴訟が終結するまでの間

(3) 現に係属している不服申立てにおける手続上の行為をするために必要とされるもの 当該不服申立てに対する裁決又は決定の日の翌日から起算して1年間

(4) 条例第5条の規定による公開の請求があったもの 条例第10条各項の決定の日の翌日から起算して1年間

第10条 第15条の文書管理責任者は、保存期間が満了した行政文書について、職務の遂行上必要があると認めるときは、一定の期間を定めて当該保存期間を延長することができる。当該延長に係る保存期間が満了した後にこれを更に延長しようとするときも、同様とする。

(行政文書の廃棄)

第11条 保存期間(前2条の規定により保存期間が延長された場合にあっては、延長後の保存期間。以下同じ。)が満了した行政文書については、行政文書の内容及び記録媒体に応じた方法により廃棄するものとする。この場合において、当該行政文書の情報が漏えいしないよう適切な措置を講じるものとする。

(保存期間満了前の廃棄)

第12条 第15条の文書管理責任者は、特別の理由があるときは、公安委員会の委員長の承認を得て、保存期間が満了する前に行政文書を廃棄することができる。

2 前項の規定に基づき保存期間が満了する前に行政文書を廃棄する場合は、廃棄する行政文書の名称、当該特別の理由及び廃棄した年月日を記載した記録を作成しなければならない。

(行政文書ファイル管理簿)

第13条 行政文書ファイル及び行政文書(単独で管理されている保存期間が1年以上のものに限る。)については、公安委員会行政文書ファイル管理簿(様式第2号。以下「行政文書ファイル管理簿」という。)により管理するものとする。

2 行政文書ファイル管理簿の記載については、記載すべき事項が不開示情報に該当するおそれがある場合には、当該不開示情報を明示しないよう工夫をするものとする。

3 行政文書ファイル管理簿は、年1回以上定期的に更新するものとする。

(行政文書の閲覧及び貸出し)

第14条 次条の文書管理責任者は、必要があると認める場合は、行政文書を公安委員会補佐室の職員以外の警察職員に閲覧させ、又は貸し出すことができる。

(文書管理責任者)

第15条 公安委員会に、文書管理責任者を置き、警察本部総務室総務課公安委員会補佐室長の職にある者をもって充てる。

2 文書管理責任者は、次に掲げる事務を行う。

(1) 行政文書の管理に関する規程類の整備

(2) 行政文書分類表及び行政文書ファイル管理簿の整備

(3) 行政文書の保存期間の延長及び廃棄その他行政文書の適正な管理の実施

(文書管理担当者)

第16条 公安委員会に、文書管理担当者を置き、文書管理責任者が指名する室員をもって充てる。

2 文書管理担当者は、文書管理責任者を補佐する。

(補則)

第17条 この規則に定めるもののほか、行政文書の管理に関し必要な事項は、文書管理責任者が定める。

附 則

この規則は、平成14年4月1日から施行する。

附 則(平成17年4月1日公安委員会規則第5号)

この規則は、公布の日から施行する。

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愛媛県公安委員会文書管理規則

平成14年3月22日 公安委員会規則第3号

(平成17年4月1日施行)