○個人情報を取り扱う事務の委託基準について

平成20年2月26日

例規広県第45号本部長

各所属長

みだし基準を別添のとおり制定し、平成20年4月1日から施行することとしたので、同年度以降の委託契約の適正な事務処理に努められたい。

なお、個人情報を取り扱う事務の委託基準について(平成17年11月25日付け例規広県第38号)は、廃止する。

別添

個人情報を取り扱う事務の委託基準

1 趣旨

この基準は、愛媛県個人情報保護条例(平成13年県条例第41号。以下「条例」という。)第16条第1項の規定に基づき、実施機関(公安委員会及び警察本部長に限る。以下同じ。)が個人情報取扱事務の全部又は一部を実施機関以外のものに委託する場合において、個人情報の保護のために講ずべき措置に関し、必要な事項を定めるものとする。

2 対象となる委託

この基準の対象となる委託は、実施機関が個人情報取扱事務の全部又は一部を実施機関以外のものに委託する契約のすべてをいい、一般に委託契約と称されるもののほか、印刷、筆耕及び翻訳等の契約並びに使用料の収納の委託等の公法上の契約を含むものとする。

3 委託に当たっての留意事項

委託に当たっては、次の事項に留意するものとする。

(1) 委託先の選定に当たっては、別表に定める個人情報取扱特記事項(以下「特記事項」という。)を遵守できるものを選定すること。

(2) 入札に当たっては入札の前に、随意契約に当たっては見積書を徴するときに、次の内容を相手方に周知すること。

ア 受託者は、条例第16条第2項及び第3項の規定並びに契約における特記事項を遵守しなければならないこと。

イ 受託業務の従事者が個人情報の漏えい等を行った場合には、条例第53条又は第54条の規定に基づき処罰される場合があること。

(3) 受託者に対して、委託の内容に応じて個人情報の使用の目的、範囲等を明確に示すこと。

(4) 委託事務を処理させるために委託先に提供する個人情報は、委託事務の目的の範囲内で必要かつ最小限のものとすること。

4 契約に当たっての措置

委託に係る契約に当たっては、契約書に受託者が特記事項を守るべき旨を記載するものとする。ただし、契約書中に特記事項に掲げる内容を記載することを妨げない。

なお、契約書等の書面を作成しない契約の場合には、特記事項を契約事項として受託者に交付するものとする。

5 再委託の禁止

(1) 委託に当たっては、個人情報を取り扱う業務の再委託は原則として禁止する。ただし、実施機関がやむを得ない理由があると認める場合は、あらかじめ書面による承諾を得ることを条件に再委託を認めるものとする。

(2) 再委託先については、委託先を選定する場合と同様、特記事項を遵守できるものであることを確認した上で承諾することとし、この契約により受託者が負う義務を再委託先に対しても遵守させなければならない。

6 契約書記載例

(個人情報の保護)

第○条 乙は、この契約による事務を処理するための個人情報の取扱いについては、別表の「個人情報取扱特記事項」を遵守しなければならない。

別表

個人情報取扱特記事項

(基本的事項)

第1 乙は、個人情報保護の重要性を認識し、この契約による業務の実施に当たっては、個人の権利利益を侵害することのないよう、個人情報の取扱いを適正に行わなければならない。

(秘密の保持)

第2 乙は、この契約による業務に関して知り得た個人情報をみだりに他に漏らしてはならない。この契約が終了し、又は解除された後においても、同様とする。

2 乙は、この業務に従事している者に対して、在職中及び退職後において、この契約による業務に関して知り得た個人情報をみだりに他人に知らせ、又は不当な目的に使用してはならないこと、これに違反した場合は、愛媛県個人情報保護条例の規定に基づき処罰される場合があることその他個人情報の保護に必要な事項を周知するものとする。

(収集の制限)

第3 乙は、この契約による業務を行うために個人情報を収集するときは、業務を達成するために必要な範囲内で、適法かつ公正な手段により行わなければならない。

(適正管理)

第4 乙は、この契約による業務に関して知り得た個人情報の漏えい、滅失及びき損の防止その他の個人情報の適切な管理のために必要な措置を講じなければならない。

(利用及び提供の制限)

第5 乙は、甲の指示又は承認があるときを除き、この契約による業務に関して知り得た個人情報を契約の目的以外の目的に利用し、又は提供してはならない。

(複写、複製の禁止)

第6 乙は、この契約による業務を処理するために甲から提供された個人情報が記録された資料等を、甲の承諾なしに複写し、又は複製してはならない。

(再委託の禁止等)

第7 乙は、この契約による個人情報を取り扱う業務を第三者に委託してはならない。ただし、あらかじめ甲の書面による承諾を受けたときは、この限りでない。

2 乙は、甲の承諾により第三者に個人情報を取り扱う業務を再委託する場合には、甲が乙に求めた個人情報の保護に関し必要な措置と同様の措置を当該第三者に求めなければならない。

3 乙が甲の承諾により第三者に個人情報を取り扱う業務を再委託したときは、委託業務に係る当該第三者の行為は、乙の行為とみなす。

(資料等の返還等)

第8 乙は、この契約による業務を処理するため甲から提供を受けた個人情報が記録された資料等は、業務完了後直ちに甲に返還するものとする。ただし、甲が別に指示したときは、その指示に従うものとする。

2 乙は、この契約による業務を処理するため乙自らが収集し、又は作成した個人情報が記録された資料等は、業務完了後速やかに、かつ確実に廃棄又は消去するものとする。ただし、甲が別に指示したときは、その指示に従うものとする。

(個人情報の運搬)

第9 乙は、この契約による業務を処理するため、又は業務完了後において個人情報が記録された資料等を運搬するときは、個人情報の漏えい、紛失又は滅失等を防止するため、乙の責任において、確実な方法により運搬しなければならない。

(実地調査)

第10 甲は、乙がこの契約による業務に関して取り扱う個人情報の管理の状況について、随時実地に調査することができる。

(指示及び報告等)

第11 甲は、乙がこの契約による業務に関して取り扱う個人情報の適切な管理を確保するため、乙に対して必要な指示を行い、又は必要な事項の報告若しくは資料の提出を求めることができる。

(事故報告)

第12 乙は、この契約に違反する事態が生じ、又は生じるおそれがあることを知ったときは、速やかに、甲に報告し、甲の指示に従うものとする。

(損害賠償)

第13 乙は、その責めに帰すべき事由により、この契約による業務の処理に関し、個人情報の取扱いにより甲又は第三者に損害を与えたときは、その損害を賠償しなければならない。再委託先の責めに帰する事由により甲又は第三者に損害を与えたときも同様とする。

(契約の解除)

第14 甲は、乙がこの個人情報取扱特記事項に違反していると認めたときは、この契約の全部又は一部を解除することができる。

個人情報を取り扱う事務の委託基準について

平成20年2月26日 例規広県第45号

(平成28年5月16日施行)

体系情報
第2編 務/第2章 広報県民/第3節 個人情報保護
沿革情報
平成20年2月26日 例規広県第45号
平成22年3月 例規広県第104号
平成28年5月16日 例規広県第166号