○愛媛県警察個人情報保護事務取扱要領の制定について

平成17年12月21日

例規広県第45号本部長

各所属長

愛媛県個人情報保護条例(平成13年県条例第41号)による個人情報の保護に関する事務の取扱いに関し必要な事項を定め、その適正かつ円滑な運用を図るため、みだし要領を別添のとおり制定し、平成18年4月1日から施行することとしたので、事務処理上誤りのないようにされたい。

別添

愛媛県警察個人情報保護事務取扱要領

第1 趣旨

この要領は、愛媛県個人情報保護条例(平成13年県条例第41号。以下「条例」という。)による個人情報の保護に関する事務(以下「個人情報保護事務」という。)の取扱いに関し必要な事項を定めるものとする。

第2 用語の定義

この要領において、次の各号に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。

(3) 実施機関 条例第2条第1号の実施機関のうち、公安委員会及び警察本部長をいう。

(4) 主管課 開示請求に係る公文書を現に保有している課をいう。ただし、開示請求に係る公文書を保有していない場合又は開示請求に係る公文書を複数の課において保有している場合若しくは署において保有している場合にあっては、開示請求の対象とする個人情報を取り扱う事務を所管している課をいう。

第3 個人情報保護窓口

1 個人情報保護総合窓口

(1) 広報県民課に、個人情報保護総合窓口を設置する。個人情報保護総合窓口では、実施機関が保有するすべての個人情報について、次に掲げる個人情報保護事務を行う。

ア 個人情報の保護に係る相談及び案内に関すること。

イ 個人情報保護事務についての連絡調整に関すること。

ウ 個人情報取扱事務登録簿(規則別記様式又は訓令別記様式。以下「登録簿」という。)の閲覧に関すること。

エ 個人情報の開示請求、訂正請求及び利用停止請求の受付並びに審査に関すること。

オ 個人情報の開示の実施に関すること。

カ 個人情報が記録された公文書の写しの作成に必要な費用の徴収に関すること。

キ 個人情報の取扱いに係る苦情の受付に関すること。

(2) (1)の個人情報保護事務は、愛媛県警察情報センターの施設において取り扱う。

2 個人情報保護相談窓口

署に、個人情報保護相談窓口を設置する。個人情報保護相談窓口では、次に掲げる個人情報保護事務を行う。

(1) 個人情報の保護に係る相談及び案内に関すること。

(2) 登録簿の閲覧に関すること。

(3) 個人情報の開示請求、訂正請求及び利用停止請求の受付に関すること。(新居浜署及び宇和島署に限る。)

(4) 個人情報の開示の実施に関すること。(新居浜署及び宇和島署に限る。)

(5) 個人情報が記録された公文書の写しの作成に必要な費用の徴収に関すること。

第4 個人情報取扱事務の登録

条例第7条に規定する個人情報取扱事務の登録及び閲覧については、別に定める。

第5 個人情報の開示請求に係る事務

1 相談及び案内個人情報保護総合窓口又は個人情報保護相談窓口(以下「窓口」という。)に個人情報の開示請求の相談があった場合は、請求の趣旨及び内容を十分に聴取し、請求の内容が開示請求として対応すべきものであるかどうかを確認し、適切な対応に努める。相談の内容によっては、開示請求の対象とならない個人情報や他の制度の利用によるべきものがあり、それぞれ次のとおり対応する。

(1) 開示請求の対象とならない個人情報

次の個人情報に該当する場合は、開示に関する規定は適用されないので、その旨を説明する。

ア 実施機関の職員又は職員であった者に係る人事、給与、福利厚生等の内部管理事務に関する個人情報

イ 行政機関の保有する個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第58号)の規定の全部を適用しないこととされる個人情報(統計法(平成19年法律第53号)に規定する基幹統計調査及び一般統計調査に係る調査票情報に含まれる個人情報など)

ウ 図書館、博物館、試験場その他これらに類する施設において、一般の利用その他これに準ずる利用に供することを目的として保有されている個人情報

エ 行政機関の保有する個人情報の保護に関する法律第4章の規定を適用しないこととされる個人情報(刑の執行等に係る保有個人情報、刑事訴訟法(昭和23年法律第131号)に基づく訴訟に関する書類及び押収物に記録されている個人情報など)

オ 他の法令(愛媛県情報公開条例(平成10年県条例第27号)を除く。)の規定により、同一の方法で開示請求ができる個人情報(自動車安全運転センター法(昭和50年法律第57号)により自動車安全運転センターに請求できる交通違反の点数や事故証明書に記載されている個人情報など)

(2) 他の制度の利用

他の法令等の規定により開示を求めることができるものについては、当該法令等の規定に基づき開示を行うことになる(条例第49条第3項)旨説明し、担当課に案内する。

なお、他の法令等では、閲覧しかできないものについて、その写しの交付を希望する場合などは、当該写しの交付については、開示請求の対象となるので、その場合には個人情報開示請求書(規則様式第2号又は訓令様式第2号。以下「開示請求書」という。)の提出を求める。

(3) 簡易開示制度の利用

開示請求に係る個人情報が条例第29条の規定により、口頭による開示請求を行い、開示を受けることができる場合は、開示場所への案内等を行う。

2 個人情報の特定

開示請求者が知りたい個人情報の内容について十分に相談を受け、登録簿により検索を行うとともに、主管課と十分連絡を取り合って、当該個人情報取扱事務の存在の有無の確認、個人情報の内容等について特定ができるよう努める。この場合、必要に応じて関係職員に立会いを求める。

3 開示請求書の受付

(1) 開示請求の方法

開示請求は、個人情報の開示請求をする者が、開示請求書に必要事項を記入し、個人情報保護総合窓口(新居浜署及び宇和島署の個人情報保護相談窓口を含む。)に提出することにより行う。

なお、受付に当たっては、次の事項に留意すること。

ア 病気、身体障害その他のやむを得ない理由により窓口での開示請求が困難であると認められる場合に限り、郵便又は信書便による送付(以下「郵送等」という。)による請求書の提出を認めるものとする。この場合、受付日は、当該開示請求書が窓口に到達した日とする。

イ 電話等による開示請求は認めない。

ウ 未成年者からの開示請求であっても、原則としてそのまま受け付ける。ただし、15歳未満の場合であって、制度の趣旨、個人情報の内容等について十分な理解を得がたいと認められるときは、法定代理人が開示請求をするよう求める。

エ 特定個人情報の開示請求については、本人から委任を受けた任意代理人からの請求を受け付ける。

(2) 本人又は代理人であることの確認

ア 本人による開示請求の場合

(ア) 提出書類等

個人情報の本人であることの確認のため、開示請求者に提出又は提示を求める書類は、運転免許証、旅券のほか、別表1のとおりとする。したがって、戸籍謄本や住民票の写しなど本人以外の者でも取得できる書類は、本人であることを確認できる書類には該当しないものとする。

(イ) 確認の方法

写真のはり付けられた書類により本人確認を行う場合は、開示請求をする者と書類の写真を照合して確認する。写真のはり付けられた書類以外のものにより本人確認を行う場合は、複数の書類の提出又は提示を求める方法や各所属において承知している本人に関する情報を開示請求者に聴く方法などにより行う。

イ 法定代理人による開示請求の場合

法定代理人による請求の場合は、アの本人確認と同様に法定代理人自身の身分を確認する必要がある。法定代理人に提出又は提示を求める書類は、戸籍謄本のほか、成年後見に係る登記事項証明書等請求者が親権者又は成年後見人であることを明らかにするものとする。さらに、法定代理人が法人の場合は、開示請求書に代表者印を求め、当該代表者の印鑑証明書を提出させるものとする。

ウ 本人から委任を受けた任意代理人による特定個人情報の開示請求の場合

任意代理人による請求の場合は、イと同様に任意代理人自身の身分を確認する必要がある。任意代理人に提出又は提示を求める書類は、戸籍謄本のほか、当該代理人の資格を証明するために必要な書類として適当と認められるものであり、本人の実印を押印した委任状及び印鑑登録証など、なりすましや不正請求を防ぐために公的な書類を求めるものとする。また、任意代理人が法人の場合は、開示請求書に代表者印を求め、当該代表者の印鑑証明書を提出させるものとする。

エ 郵送等により開示請求書の提出があった場合

本人又は法定代理人であることの確認は、診断書等窓口での請求ができないことを証明する書類を併せて提出させたり、本人に対して電話等で請求の意思を確認するなど、慎重に行う。なお、郵送による任意代理人からの特定個人情報の開示請求については、なりすまし等の懸念が大きいことから認めない。

オ 氏名の変更があった場合

婚姻等により、開示請求時の本人の氏名が開示請求に係る個人情報における氏名と異なる場合には、旧姓等が記載された戸籍謄本等の提出又は提示を併せて求め、開示請求に係る個人情報の本人であることを確認する。

(3) 死者の個人情報に係る開示請求の場合における請求要件等の確認

死者の個人情報であっても、次に掲げる場合については、相続人等本人の個人情報として取り扱い、開示請求の対象として認めるものとする。

ア 死者である被相続人から相続した財産に関する情報についての開示請求の場合

請求要件の有無について、次の表の左欄の事項につき、右欄に掲げるいずれかの書類により確認しなければならない。

請求要件の確認事項

確認するための書類

死者の財産が請求者に帰属していることの確認

1 不動産登記簿、契約書等の当該財産が請求者に帰属することを証明する書類

2 遺言書(公正証書によるもの又は裁判所の検認を受けたもの)

3 遺産分割協議書

4 その他請求者が相続した財産であることを証明する書類

請求者が相続人であることの確認

1 被相続人である死者及び請求者の戸籍謄本

2 その他請求者が相続人であることを証明する書類

イ 死者である被相続人から相続した不法行為による損害賠償請求権等に関する情報についての開示請求の場合

請求要件の有無について、次の表の左欄の事項につき、右欄に掲げるいずれかの書類により確認しなければならない。

請求要件の確認事項

確認するための書類

死者が損害賠償請求権等を取得していたことの確認

1 示談書

2 和解書

3 裁判所の確定判決書

4 その他死者が損害賠償請求権等を取得していたことを証明する書類

請求者が当該損害賠償請求権等を相続したことの確認

1 遺言書(公正証書によるもの又は裁判所の検認を受けたもの)

2 遺産分割協議書

3 その他請求者が損害賠償請求権等を相続したことを証明する書類

請求者が相続人であることの確認

1 被相続人である死者及び請求者の戸籍謄本

2 その他請求者が相続人であることを証明する書類

ウ 近親者固有の慰謝料請求権や遺贈など、死者の死に起因して、相続以外の原因により請求者が取得した権利義務に関する情報についての開示請求の場合

請求要件の有無について、次のいずれかの書類により確認しなければならない。

(ア) 示談書

(イ) 和解書

(ウ) 裁判所の確定判決書

(エ) その他請求者が当該権利義務を取得したことを証明する書類

(オ) 遺贈により請求者が取得した権利義務であることを証明する遺言等

エ 死亡した時点において未成年であった自分の子に関する情報についての開示請求の場合

未成年で死亡した時点で子の親権者であったことを、次のいずれかの書類により確認しなければならない。また、共同相続の場合など、請求を認めることができる者が複数存在する場合は、各人平等に取り扱う。この場合、請求権はすべての者に認めるが、請求を行った者に開示すれば足りるものである。

(ア) 戸籍謄本

(イ) その他未成年で死亡した時点で子の親権者であったことを証明する書類

(4) 開示請求書の記載事項の確認

開示請求書の提出があったときは、記載事項について確認し、記入漏れがあるなど形式上の不備がある場合は、開示請求者に対して当該箇所の補正を求める。

なお、補正に当たっては、参考となる情報の提供に努める。

(5) 開示請求書の各欄の記載方法及び留意事項

別表2の第1のとおり。

4 開示請求書の取扱い

(1) 開示請求書の写しの交付

開示請求書に受付年月日を記入の上、その写しを開示請求者に交付する。

(2) 開示請求者に対する説明

開示請求者に対して、次の事項を説明する。

ア 開示・非開示の決定等は、原則として開示請求があった日から起算して15日以内に行うが、やむを得ず決定期限を延長する場合があること。

イ 決定の内容は書面により通知し、開示決定の場合は、開示の日時、場所等についても同書面で通知すること。

ウ 個人情報が記録されている公文書の写しの交付を受けるときは、写しの作成に必要な費用を開示請求者が負担しなければならないこと。また、写しの郵送等は、本人確認ができないため、病気その他やむを得ない場合に限ることとするが、その場合は、郵送等に必要な費用も負担しなければならないこと。

エ 15歳以上の未成年者の法定代理人による開示請求にあっては、主管課において、本人に対し当該開示請求書の写し及び確認書(様式1)を送付し、本人に開示についての意思を確認すること。

(3) 提出後の取扱い

請求書を主管課(新居浜署及び宇和島署にあっては、広報県民課を経由して主管課)に送付するとともに、写しを保管する。

5 内容の検討

主管課は、開示請求があったときは、開示請求に係る個人情報が条例第19条第2項各号(以下「非開示情報」という。)に該当するかどうか、内容の検討を行う。

6 協議

内容の検討に当たっては、広報県民課と協議する。

7 第三者の意見の聴取等

(1) 任意的意見聴取(条例第27条第1項)

開示請求に係る個人情報に第三者に関する情報が記録されているときは、内容の検討に当たり、当該第三者から意見を聴取することができることになっている。意見を聴取する場合は、個人情報の開示に係る意見照会書(様式2)により意見を照会し、個人情報の開示に係る意見書(様式3)により回答を求める。

(2) 義務的意見聴取(条例第27条第2項)

第三者に関する情報が含まれている個人情報を開示しようとする場合であって、当該情報が条例第19条第2項第1号イ又は第3号ただし書に規定する人の生命、健康、生活又は財産を保護するため、開示することが必要であると認められる情報に該当すると認められるとき、又は条例第21条の裁量的開示の規定により開示しようとするときは、当該第三者の所在が判明しない場合を除き、当該第三者から意見を聴取しなければならないことになっている。この場合、個人情報開示に係る通知・意見照会書(規則様式第8号又は訓令様式第8号)により意見を照会し、個人情報開示に係る意見書(規則様式第16号又は訓令様式第16号)により回答を求める。

(3) 意見聴取に係る文書の送付

主管課は、意見の聴取のために、第三者に対して照会した場合は、当該意見照会書及び第三者からの意見書の写しを広報県民課に送付する。

(4) 意見聴取に当たっての留意事項

第三者の意見聴取を行うときは、請求者の識別性を消去するなど請求者の権利利益の保護に十分配慮する。

8 開示・非開示の決定等

(1) 決定の期限

原則として開示請求があった日から起算して15日以内に、開示・非開示の決定を行う。

(2) 決定内容及びその通知

ア 全部開示

開示請求に係る個人情報に非開示情報が記録されていない場合は、個人情報の全部について開示の決定を行い、個人情報開示決定通知書(全部開示)(規則様式第3号(その1)又は訓令様式第3号(その1))により開示請求者に通知する。

イ 部分開示

開示請求に係る個人情報に非開示情報に該当する情報が記録されている場合で、その部分を容易に区分して除くことができるときは、個人情報の部分開示の決定を行い、個人情報開示決定通知書(部分開示)(規則様式第3号(その2)又は訓令様式第3号(その2))により開示請求者に通知する。

ウ 非開示

次に掲げる場合は、非開示決定を行い、個人情報非開示決定通知書(規則様式第4号又は訓令様式第4号)により開示請求者に通知する。

(ア) 開示請求に係る個人情報に非開示情報に該当する情報が記録されており、かつ、部分開示も行うことができないとき。

(イ) 開示請求に係る個人情報の存否を明らかにしないで開示請求を拒否するとき。

(ウ) 開示請求に係る個人情報を保有していないとき。

(3) 開示決定をするに当たっての留意事項

ア 開示の日時は、主管課の都合だけでなく、開示請求者と電話等で連絡をとるなど、開示請求者の利便も考慮して決定する。

イ 開示の場所は、原則として、個人情報保護総合窓口(新居浜署及び宇和島署の個人情報保護相談窓口を含む。)とする。ただし、警察本部本庁舎以外の施設において保有する個人情報については、その施設を開示場所とすることができる。

ウ 部分開示又は非開示となる場合の理由については、非開示とすべき情報が2以上の非開示情報に該当する場合にあっては、条例第19条第2項の該当号をすべて記入するとともに、各号ごとの具体的な理由を記載する。

なお、開示請求に係る個人情報の存否を明らかにしないで開示請求を拒否するとき、及び開示請求に係る個人情報を保有していないときは、その旨及び理由を具体的に記載する。

(4) 第三者が開示に反対の意思を表示した場合の取扱い

意見を聴いた第三者が、当該個人情報の開示に対して反対の意思を表示した場合において、開示決定をするときは、開示決定の日と開示を実施する日との間に少なくとも2週間を置く。

この場合、開示決定後、直ちに個人情報開示決定をした旨の通知書(規則様式第9号又は訓令様式第9号)により、当該第三者に通知を行う。

(5) 開示決定等に係る文書の送付

主管課は、個人情報開示決定通知書等により、開示請求者に通知した場合及び第三者に対して決定内容を通知した場合は、当該通知書の写しを広報県民課に送付する。

9 開示決定等の期間の延長

(1) 期間の延長及びその通知

事務処理上の困難その他正当な理由があるときは、開示請求があった日から起算して60日を限度として、開示決定等の期間を延長することができることになっている。この場合、遅くとも開示請求があった日から起算して15日以内に、個人情報開示決定等期間延長通知書(規則様式第5号又は訓令様式第5号)により、開示請求者に通知する。

(2) 期間の延長に係る文書の送付

主管課は、個人情報開示決定等期間延長通知書の写しを広報県民課に送付する。

10 開示決定等の期限の特例

(1) 特例延長及びその通知

開示請求に係る個人情報が著しく大量であるため、開示請求があった日から起算して60日以内にそのすべてについて開示決定等をすることにより事務の遂行に著しい支障が生ずるおそれがある場合には、開示請求に係る個人情報のうち相当の部分について60日以内に開示決定等をし、残りの個人情報については相当の期間内に開示決定等を行うことができることになっている。この場合、開示請求があった日から起算して15日以内に、個人情報開示決定等期間特例延長通知書(規則様式第6号又は訓令様式第6号)により開示請求者に通知する。

(2) 特例延長に係る文書の送付

主管課は、個人情報開示決定等期間特例延長通知書の写しを広報県民課に送付する。

11 開示の実施

(1) 開示の日時及び場所

個人情報の開示は、個人情報開示決定通知書であらかじめ指定した日時及び場所で行う。

なお、決定通知をした後、開示請求者のやむを得ない事情により、あらかじめ指定した日時に開示を受けることができない場合は、別の日時に個人情報の開示を実施することができる。

(2) 開示の準備

主管課(新居浜署及び宇和島署を含む。)は、開示する個人情報が記録された公文書をあらかじめ準備し、指定した日時までに指定の場所に搬入する。

(3) 主管課等の職員の立会い

個人情報の開示を実施するときは、原則として主管課(新居浜署及び宇和島署を含む。)の職員が立ち会う。

(4) 個人情報開示決定通知書の提示及び本人であることの確認

開示請求者が来庁した場合は、個人情報開示決定通知書の提示を求める。また、開示請求者が請求に係る個人情報の本人又は代理人であることの確認は、3の(2)の定めに準じて行う。

12 開示の方法

(1) 文書及び図画の開示の方法

ア 閲覧

(ア) 全部開示の場合

開示請求に係る個人情報の原本を閲覧させる。ただし、開示により個人情報が記録されている公文書を汚損し、又は破損するおそれがあるときその他相当の理由がある場合は、あらかじめ主管課が作成した当該公文書の写しを閲覧させる。

(イ) 部分開示の場合

開示請求に係る公文書の写しを作成し、非開示部分に黒塗りを施した上、その写しを閲覧させる。

イ 写しの交付

(ア) 公文書の写しの交付は、開示の請求があった個人情報1件につき1部とする。

(イ) 公文書の写しは、原則として乾式複写機により作成する。

(ウ) 乾式複写機による複写が困難なときは、業者に委託するなどの方法により写しを作成する。この場合は、事前に経費負担について開示請求者に十分説明し、理解を得ておくこと。

(2) 電磁的記録の開示の方法

ア 開示決定の連絡の際に、請求者に対し、交付の方法(用紙に出力したもの又は複製物)を確認する。ただし、当該記録媒体に記録されている情報の中に非開示情報が含まれている場合は、これを分離することは技術的に困難であることから、複製物を交付するのは、当面、全部開示の場合のみとする。

なお、コンピュータウイルスの感染等を防止する観点から、請求者が持参した媒体への複製は行わない。

イ 記録されている情報を用紙に出力できるものについては、文書、図画の場合と同様、用紙に出力したものを閲覧させ、又は交付する。

ウ 記録されている情報を用紙に出力できないものについては、それぞれの記録媒体に対応した再生機器で視聴させることとし、部分開示については、原則として巻等単位で視聴させる。

13 開示の実施に当たっての注意事項

(1) 開示請求者への注意事項

個人情報の開示を行うに当たっては、開示請求者に対し、公文書を丁寧に取り扱うよう求める。

(2) 開示の中止又は禁止

公文書を汚損し、若しくは破損し、又はこれらのおそれがあると認められるときは、その公文書に記録された個人情報の開示を中止させ、又は禁止する。

(3) 再生機器の操作

電磁的記録の視聴のために必要な再生機器の操作は、原則として窓口の職員が行う。

14 事案の移送

(1) 事案の移送の協議

主管課は、次に掲げる場合は、広報県民課を通じて事案の移送(開示請求に係る個人情報の一部について移送を行う場合を含む。)に関する協議を行う。

ア 開示請求に係る個人情報が他の実施機関から提供されたものであるとき。

イ 他の実施機関において開示決定等をすることにつき正当な理由があるとき。

(2) 事案の移送の決定

主管課は、実施機関相互の協議が整ったときは、事案の移送の決定を行い、移送先の実施機関に対して、その旨を文書により通知する。

(3) 開示請求者への通知

事案の移送をした主管課は、個人情報開示請求事案移送通知書(規則様式第7号又は訓令様式第7号)により、速やかに、開示請求者に対し通知を行う。

なお、事案の移送をした主管課は、個人情報開示請求事案移送通知書の写しを広報県民課に送付する。

15 費用の徴収

(1) 費用の額

ア 公文書の写しの作成に必要な費用の額は、次の表のとおりとする。

種類

規格

金額

複写機による単色刷り

A3判まで

1複写当たり10円

複写機による多色刷り

A3判まで

1複写当たり20円

フロッピーディスク

3.5インチ

1枚当たり30円

CD―R

700MB

1枚当たり60円

録音テープ

120分

1本当たり90円

ビデオテープ

120分

1本当たり120円

イ 業者に委託するなどの方法により写しを作成する場合は、当該委託等に要した費用とする。

ウ 公文書の写しの郵送等に必要な費用の額は、切手代等相当額とする。

(2) 費用の徴収方法

ア 個人情報保護総合窓口で公文書の写し等を直接交付する場合

(ア) 公文書の写し等の作成に必要な費用は、出納員が現金で徴収する。

(イ) 現金を徴収した場合は、現金領収書(愛媛県会計規則(昭和45年県規則第18号。以下「県規則」という。)様式第10号の2の様式をいう。以下同じ。)を交付する。

(ウ) 徴収した費用は、翌日(その日が指定金融機関で取り扱わないときは、その取り扱う最初の日をいう。以下同じ。)までに払込書(県規則様式第11号の様式をいう。以下同じ。)により指定金融機関に払い込まなければならない。

(エ) 現金を徴収し、又は指定金融機関に払い込んだときは、所要事項を現金出納簿(県規則様式第102号の様式をいう。以下同じ。)に記帳しなければならない。

(オ) 指定金融機関への現金の払込後、当該指定金融機関から受領した払込書兼領収書の写し及び領収済通知書を会計課に提出し、歳入の調定事務を依頼する。

イ 個人情報保護総合窓口以外の場所で公文書の写し等を直接交付する場合

(ア) 公文書の写し等の作成に必要な費用は、現金取扱員が現金で徴収する。

(イ) 現金を徴収した場合は、現金領収書を交付する。

(ウ) 徴収した費用は、翌日までに払込書により指定金融機関に払い込まなければならない。

(エ) 現金を徴収し、又は指定金融機関に払い込んだときは、所要事項を現金出納簿に記帳しなければならない。

(3) 郵送等により公文書の写し等を交付する場合(病気その他やむを得ない場合に限る。)

ア 広報県民課は、郵送等(簡易書留)による交付を希望するものについては、あらかじめ、会計課に開示請求書の写しを送付して債務者登録票の作成を要請する。

イ 広報県民課は、公文書の写し等の作成に必要な費用の額が確定したときは、納入通知書(県規則様式第7号(その1)の様式をいう。以下同じ。)の提出を会計課に求める。

ウ 広報県民課は、会計課から納入通知書が提出されたときは、個人情報開示決定通知書(全部開示)又は個人情報開示決定通知書(部分公開)に、その納入通知書を添えて、直ちに開示請求者に送付する。

エ 広報県民課は、費用が納入されたことを確認した後、送付先の確認を十分に行うとともに、親展扱いにより公文書の写しを送付する。

(4) 歳入科目

歳入科目は、次の表のとおりである。

(款) 14諸収入

(項) 07雑入

(目) 03雑入

(節) 102公文書等複写収入

16 開示請求及び開示の特例(口頭による開示請求)条例第29条に規定する口頭による開示請求に係る個人情報の開示については、別に定める。

第6 個人情報の訂正請求に係る事務

1 相談及び案内窓口に個人情報の訂正請求の相談があった場合は、請求の内容が訂正請求として対応すべきものであるか、次の事項について確認し、適切な対応に努める。この場合、必要があると認められるときは、主管課の職員に立会いを求める。

(1) 訂正請求の対象となる個人情報の確認

訂正請求の対象となる個人情報は、実施機関に訂正権限があるものであり、かつ、客観的に正誤の判断を行うことができる事実の誤りに関するものであることから、請求内容がこれに該当するかどうか確認する。該当しない場合は、訂正できない旨を説明する。

(2) 開示を受けていることの確認

訂正請求をする場合には、訂正請求に係る個人情報について、条例第28条第1項又は第29条第3項の規定により開示を受けていることが必要である(条例第49条第5項の規定により開示を受けたものとみなされる場合を含む。)ので、請求者に個人情報開示決定通知書の提示を求める等の方法により、既に開示を受けていることを確認する。開示を受けていない場合は、開示請求をして当該決定により開示を受ける必要がある旨を説明する。また、条例第31条第3項の規定により、訂正請求は個人情報の開示を受けた日から90日以内にしなければならないため、当該請求が開示を受けた日から90日以内のものであることを確認する。開示を受けた日から90日を経過している場合は、再度開示を受ける必要がある旨を説明する。

(3) 他の制度を利用する場合の確認

他の法令等の規定により個人情報の訂正を求めることができる場合には、当該法令等の定めるところによるので、これに該当する個人情報であるかどうかを確認する。

なお、これに該当する場合は、当該法令等の手続によらなければならない旨を説明する。

2 訂正請求書の受付

(1) 訂正請求の方法

第5の3の(1)の定めに準じて行う。

(2) 本人又は代理人であることの確認

第5の3の(2)の定めに準じて行う。

(3) 訂正請求書の記載事項の確認

個人情報訂正請求書(規則様式第10号又は訓令様式第10号。以下「訂正請求書」という。)の提出があったときは、記載事項について確認し、記入漏れがあるなど形式上の不備がある場合は、訂正請求者に対して当該箇所の補正を求める。

なお、補正に当たっては、参考となる情報の提供に努める。

(4) 訂正請求書の各欄の記載方法及び留意事項

別表2の第2のとおり。

(5) 事実を証明する資料の提出等

請求者に、訂正を求める内容が事実に合致することを明らかにする資料の提出又は提示が必要である旨を説明し、当該資料の提出又は提示を求める。提示を受けた場合は、調査資料として活用するため、請求者の同意を得た上で、その写しを作成する。

3 訂正請求書の取扱い

(1) 訂正請求書の写しの交付

訂正請求書に受付年月日を記入の上、その写しを訂正請求者に交付する。

(2) 訂正請求者に対する説明

訂正請求者に対し次の事項を説明する。

ア 訂正・非訂正の決定等は、原則として訂正請求があった日から起算して30日以内に行うが、やむを得ず決定期限を延長する場合があること。

イ 決定の内容は、書面により通知すること。

(3) 提出後の取扱い

訂正請求書を主管課(新居浜署及び宇和島署にあっては、広報県民課を経由して主管課)に送付するとともに、写しを保管する。

4 内容の検討

主管課は、訂正請求があったときは、訂正請求に係る個人情報について、事実の誤りがあるか及び実施機関に訂正する権限があるかなど内容の検討を行う。

5 協議

内容の検討に当たっては、広報県民課と協議する。

6 訂正・非訂正の決定等

(1) 決定の期限

原則として訂正請求があった日から起算して30日以内に、訂正・非訂正の決定を行う。

(2) 決定内容及びその通知

ア 全部訂正

訂正請求に係る個人情報に事実の誤りがあることが認められ、かつ、訂正できない理由がない場合は、個人情報の全部について訂正の決定を行い、個人情報訂正決定通知書(全部訂正)(規則様式第11号(その1)又は訓令様式第11号(その1))により訂正請求者に通知する。

イ 部分訂正

訂正請求に係る個人情報の一部に事実の誤りと認められない情報が含まれている場合は、個人情報の部分訂正の決定を行い、個人情報訂正決定通知書(部分訂正)(規則様式第11号(その2)又は訓令様式第11号(その2))により訂正請求者に通知する。

ウ 非訂正

次に掲げる場合は、非訂正決定を行い、個人情報非訂正決定通知書(規則様式第12号又は訓令様式第12号)により訂正請求者に通知する。

(ア) 訂正請求に係る個人情報について、実施機関に訂正する権限がないとき。

(イ) 法令等の規定により訂正が禁止されているとき。

(ウ) 訂正請求に係る個人情報が事実の誤りに関するものでないとき。

(エ) 調査の結果、訂正を求める内容どおりの訂正ができないとき。

7 訂正決定等の期間の延長

(1) 期間の延長及びその通知

事務処理上の困難その他正当な理由があるときは、訂正請求があった日から起算して75日を限度として、訂正決定等の期間を延長することができることになっている。この場合、遅くとも訂正請求があった日から起算して30日以内に、個人情報訂正決定等期間延長通知書(規則様式第13号又は訓令様式第13号)により、訂正請求者に通知する。

(2) 期間の延長に係る文書の送付

第5の9の(2)の定めに準じて行う。

8 訂正決定等の期限の特例

(1) 特例延長及びその通知

訂正請求に係る個人情報が著しく大量であるため、訂正請求があった日から起算して75日以内にそのすべてについて訂正決定等をすることにより事務の遂行に著しい支障が生ずるおそれがある場合には、訂正請求に係る個人情報のうち相当の部分について75日以内に訂正決定等をし、残りの個人情報については相当の期間内に訂正決定等を行うことができることになっている。この場合、訂正請求があった日から起算して30日以内に、個人情報訂正決定等期間特例延長通知書(規則様式第14号又は訓令様式第14号)により、訂正請求者に通知する。

(2) 特例延長に係る文書の送付

第5の10の(2)の定めに準じて行う。

9 訂正の実施

(1) 訂正の実施時期

主管課は、訂正することを決定したときは、原則として、個人情報訂正決定通知書を送付する前に請求のあった当該個人情報を訂正する。

(2) 訂正の方法

訂正は、次に掲げる方法によるほか、個人情報の内容及び記録媒体の種類・性質に応じ、適切な方法により行う。

ア 文書又は図画に記録されている個人情報の訂正

(ア) 誤っていた個人情報を完全に消去し、事実に合致した正確な個人情報を新たに記載する方法

(イ) 誤っていた個人情報の上に二本線を引き、余白部分に朱書等で、事実に合致した正確な個人情報を新たに記載する方法

(ウ) 個人情報の誤りの部分にアンダーラインを引くなどの方法により誤りの部分を明示した上、別紙において個人情報が誤っていた旨及び正確な内容を記載して添付する方法

イ 電磁的記録に記録されている個人情報の訂正

電磁的記録の該当部分を消去し、新たに記録する方法その他適当な方法により訂正する。ただし、用紙に出力されたものに記録されている個人情報については、アに定める方法により訂正する。

(3) 訂正の内容の連絡

訂正請求に応じて個人情報の訂正を実施した主管課は、必要に応じ、関係課並びに当該個人情報の収集先及び提供先に対して、当該個人情報の訂正の内容を連絡する。

10 事案の移送

第5の14の定めに準じて行う。

なお、他の実施機関から移送を受けた主管課が訂正決定又は部分訂正決定をした場合は、広報県民課を通じて移送をした他の実施機関にその旨を通知しなければならない。また、移送した主管課は、他の実施機関からの訂正決定又は部分訂正決定に基づき訂正を行わなければならない。

第7 個人情報の利用停止請求に係る事務

1 相談及び案内窓口に個人情報の利用停止請求の相談があった場合は、請求の内容が利用停止請求として対応すべきものであるか、次の事項について確認し、適切な対応に努めるものとする。この場合において、必要があると認められるときは、主管課の職員に立会いを求める。

(1) 利用停止請求の対象となる個人情報の確認

次に掲げる個人情報であるかどうか確認するものとする。

ア 条例第8条の収集の制限の規定に違反して収集された個人情報

イ 条例第9条の利用及び提供の制限の規定に違反して利用されている個人情報

ウ 条例第9条の利用及び提供の制限又は条例第12条のオンライン結合による提供の制限の規定に違反して提供されている個人情報

エ 条例第14条第3項の不要情報の消去等の規定に違反して保有されている個人情報

(2) 開示を受けていることの確認

第6の1の(2)の定めに準じて行う。

(3) 他の制度を利用する場合の確認

第6の1の(3)の定めに準じて行う。

2 利用停止請求書の受付

(1) 利用停止請求の方法

第5の3の(1)の定めに準じて行う。

(2) 本人又は代理人であることの確認

第5の3の(2)の定めに準じて行う。

(3) 利用停止請求書の記載事項の確認

個人情報利用停止請求書(規則様式第10号又は訓令様式第10号。以下「利用停止請求書」という。)の提出があったときは、記載事項について確認し、記入漏れがあるなど形式上の不備がある場合は、利用停止請求者に対して当該箇所の補正を求める。

なお、補正に当たっては、参考となる情報の提供に努める。

(4) 利用停止請求書の各欄の記載方法及び留意事項

別表2の第3のとおり。

3 利用停止請求書の取扱い

(1) 利用停止請求書の写しの交付

利用停止請求書に受付年月日を記入の上、その写しを利用停止請求者に交付する。

(2) 利用停止請求者に対する説明

第6の3の(2)の定めに準じて行う。

(3) 提出後の取扱い

利用停止請求書を主管課(新居浜署及び宇和島署にあっては、広報県民課を経由して主管課)に送付するとともに、写しを保管する。

4 内容の検討

主管課は、利用停止請求があったときは、利用停止請求に係る個人情報の取扱いが条例第39条第1項各号のいずれかに該当するものであるかどうか、内容の検討を行う。

5 協議

内容の検討に当たっては、広報県民課と協議する。

6 利用停止・非利用停止の決定等

(1) 決定の期限

原則として利用停止請求があった日から起算して30日以内に、利用停止・非利用停止の決定を行う。

(2) 決定内容及びその通知

利用停止請求に係る個人情報が条例の規定に違反して取り扱われたと認められるときは、利用停止をすることにより、当該個人情報の利用目的に係る事務の適正な遂行に著しい支障を及ぼすおそれがあると認められる場合を除き、実施機関における個人情報の適正な取扱いを確保するために必要な限度で、利用停止請求に係る個人情報の利用停止の決定を行う。

なお、その際には、利用停止を行うことにより保護される本人の権利利益と利用停止を行うことにより損なわれる公共の利益との比較衡量を行った上で判断する。

ア 全部利用停止

個人情報の全部について利用停止の決定を行うときは、個人情報利用停止決定通知書(全部利用停止)(規則様式第11号(その1)又は訓令様式第11号(その1))により利用停止請求者に通知する。

イ 部分利用停止

個人情報の部分利用停止の決定を行うときは、個人情報利用停止決定通知書(部分利用停止)(規則様式第11号(その2)又は訓令様式第11号(その2))により利用停止請求者に通知する。

ウ 非利用停止

非利用停止決定を行うときは、個人情報非利用停止決定通知書(規則様式第12号又は訓令様式第12号)により、利用停止請求者に通知する。

(3) 利用停止決定等に係る文書の送付

第5の8の(5)の定めに準じて行う。

7 利用停止決定等の期間の延長

第6の7の定めに準じて行う。

8 利用停止決定等の期限の特例

第6の8の定めに準じて行う。

9 利用停止の実施

(1) 利用停止の実施時期

利用停止をすることを決定したときは、原則として、個人情報利用停止決定通知書を送付する前に請求のあった当該個人情報の利用停止(利用の停止、消去又は提供の停止)をする。

(2) 利用停止の方法

利用停止は、次の方法によるほか、個人情報の取扱いの状況及び記録媒体の種類・性質に応じ、適切な方法により行う。

ア 利用又は提供の停止の方法

(ア) 個人情報が記録されたデータベースへのアクセスを停止する。

(イ) 定期的な文書の送付を中止する。

イ 消去の方法

(ア) 文書又は図画の場合、個人情報が記録された部分を黒塗りする。

(イ) 電磁的記録の場合、個人情報が記録された部分を電磁的に消去する。

(ウ) 個人情報が記録された公文書を廃棄する。

(3) 利用停止の内容の連絡

利用停止請求に応じて、個人情報の利用停止を実施した主管課は、必要に応じ、関係課並びに当該個人情報の収集先及び提供先に対して、当該個人情報の利用停止の内容を連絡する。

第8 審査請求の処理

個人情報の開示決定等、訂正決定等、利用停止決定等又は開示請求、訂正請求若しくは利用停止請求に係る不作為について、審査請求書の提出があったときは、次のとおり処理する。

1 審査請求書の受付

審査請求書の受付は、愛媛県公安委員会審査請求手続事務取扱要領(平成28年3月22日付け例規監第252号)第2の規定により、監察官室が行うものとする。

2 審査請求書等の引継ぎ

前項の規定により審査請求を受け付けた監察官室は、要件を備えていると認めるとき、審査請求書等の関係記録を広報県民課に引き継ぐものとする。

3 弁明書の作成

広報県民課は、主管課に審査請求書の写しを送付し、弁明書の作成を求めるものとする。

4 審査会への諮問

(1) 諮問書の提出

広報県民課は、審査請求に係る開示決定等、訂正決定等、利用停止決定等又は開示請求、訂正請求若しくは利用停止請求に係る不作為について再検討を行い、裁決で、審査請求の全部容認と、当該審査請求に係る個人情報の全部開示、訂正又は利用停止をしない場合(当該個人情報の開示について第三者の反対の意思が表示されているときを含む。)は、諮問書を作成し、次に掲げる書類を添え、公安委員会に報告した後、愛媛県情報公開・個人情報保護審査会(以下「審査会」という。)に諮問する。ただし、審査請求が不適法で却下するときは、審査会への諮問を要しない。

ア 請求書の写し

イ 決定通知書の写し

ウ 審査請求書の写し

エ 弁明書の写し

(ア) 開示決定等、訂正決定等又は利用停止決定等に対する審査請求の場合

決定等の内容及び当該決定の理由を記載

(イ) 不作為に係る審査請求の場合

処分をしていない理由並びに予定される処分の時期、内容及び理由を記載

オ その他必要な書類

(2) 主管課等への通知

広報県民課は、審査会に諮問書を提出したとき、速やかに主管課等に通知するものとする。

(3) 審査請求人等への通知

広報県民課は、審査会に諮問書を提出したとき、情報公開・個人情報保護審査会諮問通知書(規則様式第15号又は訓令様式第15号)により、速やかに、次に掲げる者に諮問をした旨を通知するものとする。

ア 審査請求人及び参加人(行政不服審査法(平成26年法律第68号)第13条第4項に規定する参加人をいう。以下同じ。)

イ 開示請求者、訂正請求者又は利用停止請求者(これらの者が審査請求人又は参加人である場合を除く。)

ウ 当該審査請求に係る個人情報の開示について反対の意思を表示した第三者(当該第三者が審査請求人又は参加人である場合を除く。)

(4) 審査会からの意見聴取等への対応

広報県民課は、審査会から意見若しくは説明を求められた場合又は開示決定等、訂正決定等、利用停止決定等若しくは開示請求、訂正請求、利用停止請求に係る不作為に関する公文書の提示若しくは資料の提出を求められた場合においては、監察官室と協議して対応するものとする。

(5) 審査会からの答申

広報県民課は、審査会から答申があったとき、速やかに公安委員会に報告するものとする。

5 審査請求に対する裁決及び裁決の送達等

(1) 広報県民課は、審査会の答申があったとき、これを尊重し、速やかに、当該審査請求に対する公安委員会の裁決を受けるものとする。

(2) 愛媛県公安委員会審査請求手続規則(平成28年公安委員会規則第1号)第28条第1項の規定による裁決書の謄本の送付並びに同条第2項に規定する公示の方法による裁決の送達及び参加人等に対する通知は、監察官室が行うものとする。

(3) 主管課は、第三者からの審査請求について条例第47条各号に掲げる裁決があり、個人情報を開示する場合においては、同条の規定により、当該審査請求に対する裁決の日と開示を実施する日との間に少なくとも2週間を置くものとする。

第9 個人情報の取扱いに関する苦情の処理

1 相談及び案内実施機関が行う個人情報の取扱いについて、苦情の申出があった場合は、申出の趣旨、内容等を十分に聴取し、条例に基づき申出を受けられるものであるかどうかを確認し、申出の内容が他の制度により対応すべきものであるときは、その旨を説明するとともに、担当課に案内するなど適切に対応する。

2 苦情の受付

条例第48条の規定により実施機関が処理することとなる個人情報の取扱いに関する苦情の受付は、個人情報の取扱いを担当する所属(以下「担当所属」という。)又は個人情報保護総合窓口において行う。

なお、受付場所を個人情報保護総合窓口とする場合は、必要に応じて担当所属の職員に立会いを求める。

(1) 担当所属で受け付けた場合

苦情の内容を十分に聴取し、その内容を苦情申出処理票(様式4)に記録するとともに、当該苦情申出処理票を保管し、その写しを広報県民課に送付する。

(2) 個人情報保護総合窓口で受け付けた場合

苦情の内容を十分に聴取し、その内容を苦情申出処理票に記録するとともに、担当所属に送付し、その写しを保管する。

なお、担当所属の職員が立ち会ったときは、担当所属において、苦情の内容を苦情申出処理票に記録し、その写しを広報県民課に送付する。

3 苦情申出に対する対応

(1) 担当所属は、関係書類の確認、関係者への事情聴取等の方法により、苦情に係る個人情報の取扱いの事実関係を把握し、苦情申出者に対し、苦情相談に係る処理を文書で回答するなど適切かつ迅速な処理に努める。

(2) 担当所属は、苦情申出に対する対応を苦情申出処理票に記録し、保存するとともに、その写しを広報県民課に送付する。

第10 個人情報取扱事務の専決

本部長が取り扱う個人情報取扱事務の専決については、次のとおりとする。

1 広報県民課長の専決事項

(1) 個人情報取扱事務登録簿の備付け及び閲覧(条例第7条第1項)

(2) 口頭により開示請求できる個人情報の告示(条例第29条第1項)

2 主管課長の専決事項

個人情報の開示、訂正及び利用停止に関する事務。ただし、次に掲げるものを除く。

(1) 個人情報の全部開示又は一部開示の決定(過去の開示請求に係る個人情報について、従前と同様の決定を行うことが明らかな場合を除く。)(条例第23条第1項)

(2) 個人情報の全部非開示(存否応答拒否を含む。)の決定(過去の開示請求に係る個人情報について、従前と同様の決定を行うことが明らかな場合を除く。)(条例第23条第2項)

(3) 大量の開示請求に係る個人情報の開示決定等(条例第25条前段)

(4) 移送事案に係る個人情報の開示決定等(条例第26条第2項)

3 所属長の専決事項

(1) 提供先に対する措置要求(条例第13条)

(2) 保有する個人情報の正確性及び最新内容の確保措置(条例第14条第1項)

(3) 保有する個人情報の保護措置(条例第14条第2項)

(4) 保有を要しなくなった個人情報の消去又は廃棄(条例第14条第3項)

別表1

個人情報の本人であることを証明するために必要な書類

1 官公庁の発行する身分証明書

2 印鑑登録証明書及び登録印鑑

3 住民基本台帳カード

4 個人番号カード

5 健康保険、国民健康保険又は船員保険の被保険者証

6 共済組合員証

7 国民年金、厚生年金保険又は船員保険に係る年金証書

8 国民年金手帳

9 共済組合年金証書

10 恩給等の証書

11 戦傷病者手帳

12 身体障害者手帳

13 船員手帳

14 海技免状

15 狩猟者登録証

16 猟銃・空気銃所持許可証

17 宅地建物取引主任者証

18 電気工事士免状

19 無線従事者免許証

20 在留カード

21 特別永住者証明書

22 その他本人であることを確認し得る書類

別表2

開示請求書等の各欄の記載方法及び留意事項

第1 開示請求書

1 「年月日」欄

開示請求者が開示請求を行った日であり、期間算定の起算日ともなるので、空欄とすることのないように必ず記入するよう求める。

2 「氏名、住所、郵便番号、電話番号」欄

(1) 本人であるかどうかの確認及び開示決定等の際の連絡等に必要なので、正確に記入するよう求める。

(2) 代理人が法人の場合を除き、押印を求めない。

(3) 法人の場合は、「氏名」欄に当該法人の名称及び代表者の氏名、「住所」欄に事務所又は事業所の所在地を記入するよう求める。

なお、連絡調整を容易にするため、必要があるときは、事務担当者の氏名等を付記するよう求める。

(4) 氏名及び住所については、自書するよう求める。ただし、障害などのため、自書が困難な開示請求者については、開示請求者の了解を得て、窓口の職員が代書する。

3 「開示請求に係る個人情報の内容」欄

開示請求の対象となる個人情報を特定するためのものであるから、「県が保有する自己の個人情報のすべて」「○○課にある自己の個人情報のすべて」等でなく、当該情報が記録されている公文書等の件名又は知りたいと思う個人情報の内容が特定できるように、できるだけ具体的に記載するよう求める。

(記入例)

○○課の○○事務の○○台帳に載っている私の情報

○○年度の○○名簿に記載されている私の情報

4 「希望する開示の方法」欄

閲覧、視聴、写しの交付のいずれを希望するのかが分かるように、希望するものの□欄にレ印を付ける。

5 「本人の状況等」欄

(1) 本人の状況は、未成年者、成年被後見人又はその他(特定個人情報開示請求をする場合)のいずれか該当するものの□欄にレ印を付ける。

(2) 未成年者の場合は、生年月日を記入する。

(3) 本人の氏名、住所及び電話番号を記入する。ただし、本人の連絡先が本人の住所及び電話番号と異なるときは、連絡先も併せて記入する。

6 「※受付年月日」、「※本人又は代理人の確認」、「※代理人の資格確認」及び「※備考」欄

(1) 開示請求者は記入せず、担当者の確認欄として使用する。

(2) 「※本人又は代理人の確認」欄及び「※代理人の資格確認」欄は、本人確認等を行った書類で該当するものの□欄にレ印を付ける。この場合において、「その他」に該当するときは書類の名称を記入する。

(3) 「※備考」欄には、本人確認等のために提出又は提示された書類に免許番号等が付されている場合には、当該番号を記入する。

第2 訂正請求書

1 「年月日」欄

訂正請求者が訂正請求を行った日であり、期間算定の起算日ともなるので、空欄とすることのないように必ず記入するよう求める。

2 「氏名、住所、郵便番号、電話番号」欄

(1) 本人であるかどうかの確認及び訂正決定等の際の連絡等に必要なので、正確に記入するよう求める。

(2) 代理人が法人の場合を除き、押印の必要はない。

(3) 法人の場合は、「氏名」欄に当該法人の名称及び代表者の氏名、「住所」欄に事務所又は事業所の所在地を記入するよう求める。

なお、連絡調整を容易にするため、必要があるときは、事務担当者の氏名等を付記するよう求める。

(4) 氏名及び住所については、自書するよう求める。ただし、障害などのため、自書が困難な訂正請求者については、訂正請求者の了解を得て、窓口の職員が代書する。

3 「開示を受けた日」欄

開示を受けた日を正確に記入するよう求める。

4 「訂正請求に係る個人情報の内容」欄

訂正請求に係る個人情報を特定することができる程度に具体的に記載するよう求める。

5 「訂正を求める内容」欄

訂正請求をする箇所及びどのように訂正するかが具体的に分かるように記載するよう求める。

なお、当該請求が事実の誤りについての訂正を求めるものでない場合には、事実の誤りのみ訂正請求できる旨を説明するものとする。

(記入例)

○○文書に記載されている△△という私の個人情報は、□□の誤りであるので、訂正を求める。

6 「本人の状況等」欄

(1) 本人の状況は、未成年者、成年被後見人又はその他(特定個人情報開示請求をする場合)のいずれか該当するものの□欄にレ印を付ける。

(2) 未成年者の場合は、生年月日を記入する。

(3) 本人の氏名並びに住所及び電話番号を記入する。ただし、本人の連絡先が本人の住所及び電話番号と異なるときは、連絡先も併せて記入する。

7 「※受付年月日」、「※本人又は代理人の確認」、「※代理人の資格確認」、「※証明資料の確認」及び「※備考」欄

(1) 訂正請求者は記入せず、担当者の確認欄として使用する。

(2) 「※本人又は代理人の確認」欄及び「※代理人の資格確認」欄は、本人確認等を行った書類で該当するものの□欄にレ印を付ける。この場合において、「その他」に該当するときは書類の名称を記入する。

(3) 「※備考」欄には、本人確認等のために提出又は提示された書類に免許番号等が付されている場合には、当該番号を記入する。

第3 利用停止請求書

1 「年月日」欄

利用停止請求者が利用停止請求を行った日であり、期間算定の起算日ともなるので、空欄とすることのないように必ず記入するよう求める。

2 「氏名、住所、郵便番号、電話番号」欄

(1) 本人であるかどうかの確認及び利用停止決定等の際の連絡等に必要なので、正確に記入するよう求める。

(2) 代理人が法人の場合を除き、押印の必要はない。

(3) 法人の場合は、「氏名」欄に当該法人の名称及び代表者の氏名、「住所」欄に事務所又は事業所の所在地を記入するよう求める。

なお、連絡調整を容易にするため、必要があるときは、事務担当者の氏名等を付記するよう求める。

(4) 氏名及び住所については、自書するよう求める。ただし、障害などのため、自書が困難な利用停止請求者については、開示請求者の了解を得て、窓口の職員が代書する。

3 「開示を受けた日」欄

開示を受けた日を正確に記入するよう求める。

4 「利用停止請求に係る個人情報の内容」欄

利用停止請求をしようとする個人情報を検索し、特定できる程度に記載するよう求める。

5 「利用停止を求める内容及び理由」欄

自己の個人情報のどの部分をどのように措置(利用の停止、消去又は提供の停止)するかが具体的に分かるように記入するとともに、条例のどの規定にどのように違反して取り扱われたものか、利用停止を求める理由が具体的に分かるように記載するよう求める。

6 「本人の状況等」欄

(1) 本人の状況は、未成年者、成年被後見人又はその他(特定個人情報開示請求をする場合)のいずれか該当するものの□欄にレ印を付ける。

(2) 未成年者の場合は、生年月日を記入する。

(3) 本人の氏名並びに住所及び電話番号を記入する。ただし、本人の連絡先が本人の住所及び電話番号と異なるときは、連絡先も併せて記入する。

7 「※受付年月日」、「※本人又は代理人の確認」、「※代理人の資格確認」、「※証明資料の確認」及び「※備考」欄

(1) 訂正請求者は記入せず、担当者の確認欄として使用する。

(2) 「※本人又は代理人の確認」欄及び「※代理人の資格確認」欄は、本人確認等を行った書類で該当するものの□欄にレ印を付ける。この場合において、「その他」に該当するときは書類の名称を記入する。

(3) 「※備考」欄には、本人確認等のために提出又は提示された書類に免許番号等が付されている場合には、当該番号を記入する。

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愛媛県警察個人情報保護事務取扱要領の制定について

平成17年12月21日 例規広県第45号

(平成28年5月16日施行)

体系情報
第2編 務/第2章 広報県民/第3節 個人情報保護
沿革情報
平成17年12月21日 例規広県第45号
平成18年12月 例規広県第64号
平成21年5月 例規広県第143号
平成22年3月 例規広県第104号
平成24年7月 例規警第835号
平成25年3月 例規警第410号
平成26年11月18日 例規広県第250号
平成28年4月6日 例規広県第128号
平成28年5月16日 例規広県第166号