○愛媛県警察情報公開事務取扱要領の制定について

平成14年3月18日

例規総第9号本部長

各所属長

愛媛県情報公開条例(平成10年県条例第27号)に基づく公文書の公開等に関する事務に関し必要な事項を定め、その適正かつ円滑な運用に資するため、みだし要領を別添のとおり制定し、平成14年4月1日から施行することとしたので、事務処理上誤りのないようにされたい。

別添

愛媛県警察情報公開事務取扱要領

第1 趣旨

この要領は、愛媛県情報公開条例(平成10年県条例第27号。以下「条例」という。)第6条第1項の規定による公安委員会及び本部長に対する公文書の公開請求(以下「公開請求」という。)の事務の取扱いに関し必要な事項を定めるものとする。

第2 用語の定義

この要領において、次の各号に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。

(4) 案内窓口 情報公開に関する相談及び案内並びに公開請求の事務の補助を行う署の窓口をいう。

(5) 情報公開窓口 情報センター及び案内窓口をいう。

(6) 課等 課及び学校をいう。

(7) 主管課 公開請求に係る公文書を現に保有している課等をいう。ただし、公開請求に係る公文書を保有していない場合又は公開請求に係る公文書を複数の課等において保有している場合若しくは署において保有している場合にあっては、公開請求に係る公文書に記録されている情報に係る事務を主管している課等をいう。

(8) 公開決定 条例第11条第1項の規定による公開請求に係る公文書の全部又は一部を公開する旨の決定をいう。

(9) 非公開決定 条例第11条第2項の規定による公開請求に係る公文書の全部を公開しない(条例第10条の規定により公開請求を拒否するとき及び公開請求に係る公文書を保有していないときを含む。)旨の決定をいう。

(10) 公開決定等 公開決定及び非公開決定をいう。

第3 公開請求の事務及び担当者

1 広報県民課の事務

広報県民課において行う事務(情報センターにおいて取り扱う業務を含む。)は、次のとおりとする。

(1) 情報公開に関する相談及び案内に関すること。

(2) 公開請求書(規則様式第1号又は訓令様式第1号の様式をいう。以下同じ。)の受付に関すること。

(3) 公開請求に係る事務の連絡及び調整に関すること。

(4) 公文書公開請求事案移送通知書(規則様式第6号又は訓令様式第6号の様式をいう。以下同じ。)の送付に関すること。

(5) 公開請求に係る公文書の公開の実施(署保有文書の原本の閲覧を除く。)に関すること。

(6) 公文書の検索資料の管理及び閲覧に関すること。

(7) 公文書の写し及び複製物(以下「公文書の写し等」という。)の作成及び送付に必要な費用の徴収に関すること。

(8) 公開決定等に対する審査請求に関すること。

(9) 情報公開に関する事務の総合調整に関すること。

(10) その他主管課及び署の所掌に属しない情報公開の事務に関すること。

2 主管課の事務

主管課において行う事務は、次のとおりとする。

(1) 公開請求に係る公文書の検索及び特定に関すること。

(2) 事案の移送(公文書公開請求事案移送通知書の送付に関することを除く。)、第三者(第7の2の(1)のアの第三者をいう。)からの意見聴取並びに公開決定等の期限の延長に関すること。

(3) 公開決定等に関すること。

(4) 公開請求に係る公文書の公開の実施準備及び立会いに関すること。

(5) 課等において保有する公文書の検索資料の作成に関すること。

3 署の事務

署において行う事務は、次のとおりとする。

(1) 情報公開に関する相談及び案内に関すること。

(2) 署において保有する公文書に係る公開請求書の受付に関すること。

(3) 署において保有する公文書の検索資料の作成に関すること。

(4) 公開請求に係る公文書(署保有文書に限る。)の公開の実施(公文書の写し等の送付を除く。)に関すること。

(5) 公文書の写し等の作成に必要な費用の徴収(案内窓口において公文書の写し等を交付する場合に限る。)に関すること。

(6) その他公開請求の事務の補助に関すること。

4 連絡責任者及び連絡担当者

(1) 情報公開事務の円滑かつ適正な遂行を図るため、課等及び署に情報公開事務連絡責任者(以下「連絡責任者」という。)及び所要の情報公開事務連絡担当者(以下「連絡担当者」という。)を置く。

(2) 連絡責任者は、当該所属の情報公開の事務を総括管理する。連絡責任者は、愛媛県警察における文書の管理に関する訓令(平成14年本部訓令第6号。以下「文書訓令」という。)第4条第1項の文書管理者をもって充てる。

(3) 連絡担当者は、案内窓口の事務(課等の連絡担当者にあっては、広報県民課との協議及び連絡の事務)を担当処理する。連絡担当者は、文書訓令第5条第1項の文書管理担当者(署にあっては、署長が指名する文書管理担当者)をもって充てる。

第4 相談及び案内

1 情報公開に関する相談があった場合は、どのような情報が知りたいのかを確認し、公開請求の手続を説明する。この場合において、広報誌等により情報を提供できるとき、法令等の規定により閲覧等をすることができるとき又は条例の対象とならないときは、それぞれ次のとおり対応するものとする。

(1) 広報誌等により情報を提供できるとき。

広報誌、統計資料等の行政資料により対応できる場合又はマスコミ等を通じて公表している場合は、当該情報を保有している所属の協力を得てその情報を提供すること。

(2) 法令等の規定により閲覧等をすることができるとき。

暴力団の意見聴取に係る事項の閲覧その他法令等の規定により閲覧等をすることができる場合は、条例が適用されない旨を説明し、当該事務を所掌する課等に案内するなど必要な措置を採ること。ただし、他の法令等では閲覧しかできないものについて、その写しの交付を請求された場合は、条例が適用になるので、公開請求書の提出を求めること。

(3) 条例の対象とならないとき。

条例が適用されるのは、平成14年4月1日以後に公安委員会又は本部の職員が作成し、又は取得した公文書であることから、同日前に作成し、又は取得した公文書については、条例に基づく公開請求しても非公開となる旨を説明すること。

2 情報公開に関する相談を受けた職員は、警察相談室の設置及び警察相談の取扱いに関する訓令(平成28年本部訓令第13号)第9条第1項の相談取扱者とみなして、同訓令第13条(第5項を除く。)並びに第14条第1項及び第2項の規定を適用する。

第5 公開請求書の受付等

1 公開請求者の確認

本人又は代理人による公開請求であるかどうか確認する。

なお、代理人による公開請求の場合は、代理関係を明らかにする書面の提出を求めて確認する。

2 公開請求の方法

(1) 公開請求は、公開請求者から情報公開窓口に公開請求書を提出させることにより行うものとし、公開請求に係る公文書1件について1枚の提出を求めること。

(2) 郵便若しくは信書便による送付(以下「郵送等」という。)又はファックスによる公開請求書の提出は認めるが、口頭、電子メール又は電話による公開請求は受け付けないこと。

3 情報公開窓口における受付

(1) 情報センター

警察本部においては、公開請求書を情報センターにおいて受け付けるものとする。ただし、課等に対し公開請求書が直接提出され、又は情報公開に係る相談若しくは照会があった場合は、情報センターへの案内、教示その他所要の措置を採るものとする。

(2) 案内窓口

署においては、当該署で保有する公文書に係る公開請求書を受け付けるものとする。公開請求書を受け付けるときは、ファックス等により広報県民課に当該請求の内容を連絡した後、直ちにこれを広報県民課に送付するとともに、その写しを保管するものとする。

なお、当該署で保有していない公文書に係る公開請求書については、情報センターに提出するよう教示し、当該教示にもかかわらず当該署に提出した場合は、広報県民課に当該公開請求書をファックスにより送信するとともに、これを送付すること。

4 公開請求書の確認事項

(1) 公開請求書を受け付ける場合は、次に掲げる事項を確認し、記載漏れがあるなど形式上の不備があるときは、公開請求者に対して当該箇所の補正を求めること。

ア 条例の対象文書である「公文書」に係る請求であるか。

イ 公開請求書のあて先は正しいか。

ウ 別表の第1に定める公開請求書の確認事項について、記載漏れその他の不備はないか。

(2) 公開請求に係る公文書を特定するに足りる事項の補正に当たっては、公開請求に係る公文書を特定するために参考となる情報の提供に努めること。

5 公開請求書の確認時の措置事項

(1) 公開請求に係る文書が公文書に該当しない場合等

ア 次に該当する文書は、公開請求の対象文書とはならない旨を教示すること。

(ア) 条例第2条第2項第1号に該当する公報等の文書

(イ) 条例第2条第2項第2号に該当する学術研究用の資料等

(ウ) 条例第32条第3項の規定により条例の適用が除外されている刑事訴訟法(昭和23年法律第131号)第53条の2の訴訟に関する書類等

イ 公開請求に係る公文書を保有していないことが明らかな場合には、その旨を教示すること。

ウ 公開請求に係る公文書が公開請求をするまでもなく閲覧等が可能なものである場合には、その旨を教示すること。

(2) あて先に誤りがある場合

あて先に誤りがある場合は、次により処理するものとする。

ア 公安委員会及び本部長以外の実施機関に請求すべきものであることが明らかである場合は、公開請求書を公開請求者に返戻して、当該実施機関を教示すること。

イ 公安委員会あてに請求すべきものが本部長あてに請求された場合又は本部長あてに請求すべきものが公安委員会あてに請求された場合は、あて先を正しいものとするよう補正を求めること。ただし、補正に応じようとしない場合には、当該公開請求書を受け付けた上で、それぞれ公開請求を受けるべき実施機関に対し、事案の移送を行うこと。

(3) 公文書の特定ができない場合

公開請求に係る公文書を特定するに足りる事項の記載があいまいであること、意味不明であることその他の理由により公開請求に係る公文書の特定ができない場合には、公開請求者が知りたい情報又は公開請求の趣旨について十分聴取するとともに、必要に応じて主管課と連絡を取るなど、当該公開請求者が公開請求に係る公文書を特定する上で有用な情報の提供に努め、可能な限り公文書の名称そのものを公開請求書に記載させること。

(4) 大量請求があった場合の措置

公開請求に係る公文書が著しく大量で処理に長期間(60日を超える期間をいう。以下同じ。)を要することが想定されるような場合は、関係所属に連絡して当該公文書の公開決定等その他の処理に要する期間を確認するものとする。この場合において、著しく大量で処理に長期間を要するときは、公開請求者に対し、事務の遂行に支障が生じるなどの事情を説明し、できる限り分割請求、抽出請求等による協力を要請すること。

6 公開請求書の収受及び登録広報県民課は、公開請求書が提出されたとき又は署から公開請求書が送付されたときは、公文書公開請求管理簿(様式1)に登録するものとする。

7 郵送等及びファックスによる公開請求書の受付

(1) 郵送等又はファックスにより提出された公開請求書は、主管課、広報県民課又は署に到達した日をもって公開請求があった日とし、主管課において受け付けるものとする。

(2) 主管課は、公開請求に係る公文書の特定ができない場合その他公開請求書に不備がある場合は、公開請求者に連絡を取り、相当の期間を定めて補正を求めるものとする。ただし、住所、氏名に不備があるなど、公開請求者を特定することが困難な場合は、この限りでない。

8 公開請求書の写しの交付等

(1) 公開請求書の写しの交付

公開請求書を受け付けた場合は、直ちに(その場で補正をさせる場合は、当該補正後)公開請求書に受付年月日を記入の上、その写しを公開請求者に交付し、又は送付すること。

(2) 公開請求者に対する説明

公開請求者(郵送等又はファックスにより公開請求書を提出したものを除く。)には、次に掲げる事項を必ず説明すること。

ア 公開請求に対する公開決定等は、公安委員会又は本部長において行われること。

イ 公文書の公開に関する事項については、広報県民課から連絡がなされるものであること。

ウ 公開請求書を広報県民課に送付すること(署で公開請求書を受け付けた場合に限る。)。

エ 公開決定等は、原則として公開請求があった日から起算して15日以内に行うが、やむを得ず決定期限を延長する場合があること。

オ 公開決定等の内容は書面により通知し、公開決定の場合は、公開の日時、場所等についても当該書面で通知すること。

カ 公文書の写し等の交付を受ける場合は、写しの作成に必要な費用を公開請求者が負担しなければならないこと。また、公文書の写し等の郵送等を希望する場合にあっては、これに加えて、郵送等に必要な費用も負担しなければならないこと。

9 公開請求書の主管課等への送付等

(1) 公開請求書の送付

広報県民課は、公開請求書が提出されたときは、公文書公開請求管理簿に登録した後、公開請求書の原本を主管課又は公開決定等の取りまとめを行う課等(以下「主管課等」という。)に送付し、その写しを保管するとともに、関係所属に送付するものとする。

(2) 課署共通公文書に係る公開請求書の取扱い

複数の課等において所掌する事務に係る公文書(以下「課署共通公文書」という。)について公開請求を受けた場合は、当該事務を総轄する課等において、公開決定等の取りまとめを行うものとする。

(3) 主管課等が不明な公開請求書の取扱い

広報県民課は、公開請求に係る公文書の主管課等がいずれか疑義が生じたときは、警務部警務課と協議の上、主管課等を特定するものとする。

(4) 広報県民課から公開請求書の送付を受けた主管課等の取扱い

主管課等は、公開請求書の送付を受けたときは、文書の受理状況を記録する簿冊に登録するものとする。

第6 事案の移送

1 協議手続

(1) 事案の移送の協議を行うべき場合

主管課等は、次に掲げる場合には、広報県民課を介して事案の移送(公開請求に係る公文書の一部分について移送を行う場合を含む。以下同じ。)に関する協議を行うものとする。

ア 公開請求に係る公文書が他の実施機関において作成されたものである場合

イ 他の実施機関において公開決定等をすることにつき正当な理由がある場合

(2) 主管課等の手続

ア 事案の移送をしようとするときは、移送することが適当と認められる他の実施機関と協議するものとする。

イ 事案の移送の協議が整った場合は、事案の移送の決定を行い、移送先の実施機関に対して、その旨を記載した文書に公開請求書の原本(一部について移送を行う場合にあっては、公開請求書の写し)を添えて通知するほか、条例第14条第3項の規定により移送先の実施機関に対して、当該公開の実施に必要な協力を行わなければならない。

ウ 事案を移送するときは、公文書公開請求事案移送通知書を作成し、これを広報県民課に提出する。

(3) 広報県民課の手続

ア 広報県民課は、事案を移送する場合の協議の窓口として、主管課と他の実施機関との移送手続に関する連絡及び調整を行うものとする。

イ 主管課から公文書公開請求事案移送通知書を受け取ったときは、これを公開請求者に送付する。

(4) 公文書公開請求事案移送通知書の記載要領

別表の第2のとおり。

2 事案の移送を受けた場合の措置

(1) 主管課等は、他の実施機関から事案の移送を受けた場合には、その旨を広報県民課に連絡するとともに、当該実施機関に公開請求があった日に公開請求があったものとみなして、当該事案の処理を行うものとする。

(2) 主管課等は、公開決定等を行ったときは、速やかに、広報県民課を介し移送を受けた実施機関に公開決定等の結果を通知するものとする。

第7 公開決定等の事務処理

1 公文書の検索等

主管課等は、公開請求書の送付を受けたときは、速やかに、公開請求に係る公文書の検索及び特定を行うものとする。

2 意見聴取等

(1) 第三者に関する情報の取扱い

ア 任意的意見聴取

主管課は、公開請求に係る公文書に国、他の地方公共団体及び公開請求者以外のもの(以下「第三者」という。)に関する情報が記録されている場合において、公開決定等をするに当たってあらかじめ当該第三者の意見を聴く必要があると認められるときは、広報県民課と協議の上、意見照会書(様式2)に公文書の公開に係る意見書(様式3)を添えて当該第三者の意見を照会し、公文書の公開に係る意見を提出する機会を付与するものとする。

イ 必要的意見聴取

主管課は、第三者に関する情報が記録されている公文書を公開しようとする場合において、当該情報が条例第7条第2項第1号イ又は同項第2号ただし書に規定する情報に該当すると認められるときは、広報県民課と協議の上、条例第15条第2項の規定により公文書公開に係る通知・意見照会書(規則様式第7号又は訓令様式第7号の様式をいう。以下同じ。)をもって当該第三者に通知し、公文書公開に係る意見書(規則様式第10号又は訓令様式第10号の様式をいう。以下同じ。)の提出を求めなければならない。ただし、当該第三者の所在が判明しない場合は、この限りでない。

ウ 反対意見が提出された場合の取扱い

主管課は、ア又はイにより公文書公開に係る意見書の提出の機会を与えられた第三者が当該公文書の公開に反対の意思を表示した場合において公開決定をするときは、条例第15条第3項の規定により公開決定の日と公開を実施する日との間に少なくとも2週間以上の期間を置くこととし、直ちに公文書公開決定をした旨の通知書(規則様式第8号又は訓令様式第8号の様式をいう。)により、当該第三者に通知しなければならない。

(2) 国の機関等への意見照会

公開請求に係る公文書に国の機関又は他の地方公共団体(以下「国の機関等」という。)に関する情報が記録されている場合は、条例上の手続でないが、次により措置しなければならない。

ア 意見照会

主管課は、次に掲げる場合は、書面により国の機関等に照会すること。

(ア) 公開請求に係る公文書に国の機関等に関する情報が記録されている場合その他当該情報の公開に当たって、国の機関等に意見を聴く必要があると認められる場合

(イ) 公開請求に係る公文書が国の機関等により作成されたものである場合

イ 反対の意思が表示された場合の取扱い

主管課は、国の機関等が作成した公文書又は公文書に記載されている国の機関等の情報について国の機関等が公開に反対の意思を表示したにもかかわらず、当該情報を公開する旨の決定をする場合は、広報県民課と協議の上、当該国の機関等に対して、書面により、公開決定をした旨及びその理由並びに公開を実施する日を通知し、その写しを広報県民課に提出すること。

3 公開決定等の期限

(1) 公開決定等を行うべき期限

主管課等は、公開請求を受けたときは、条例第12条第1項の規定により、公開請求があった日(情報公開窓口において公開請求書を受け付けた日(郵送等又はファックスの場合は、公開請求書が主管課、広報県民課又は署に到達した日)をいう。)から起算して15日以内に公開決定等を行わなければならない。

なお、公開請求書の補正を求めた場合にあっては、補正を求めた日の翌日から当該補正に係る公開請求書が到達した日までの日数は算入しないこと。

(2) 公開決定等の期間の延長

ア 主管課等は、事務処理上の困難その他正当な理由がある場合は、条例第12条第2項の規定により、公開請求があった日から起算して60日を限度として、公開決定等の期間を延長するものとする。

イ 主管課等は、条例第12条第2項の規定により公開決定等の期間を延長する場合は、公開請求書を受け付けた日から起算して15日以内に、公文書公開決定等期間延長通知書(規則様式第4号又は訓令様式第4号の様式をいう。以下同じ。)により、広報県民課を介して公開請求者に通知するものとする。

ウ 公文書公開決定等期間延長通知書の記載要領は、別表の第3のとおりとする。

(3) 公開決定等の期限の特例

ア 主管課等は、公開請求に係る公文書が著しく大量であるため、公開請求があった日から起算して60日以内にそのすべてについて公開決定等をすることにより事務の遂行に著しい支障が生じるおそれがある場合には、条例第13条の規定により、公開請求に係る公文書のうち相当の部分について、60日以内に公開決定等を行い、残りの公文書については相当の期間内に公開決定等を行うものとする。この場合、公開請求があった日から起算して15日以内に公文書公開決定等期間特例延長通知書(規則様式第5号又は訓令様式第5号の様式をいう。以下同じ。)により、広報県民課を介して公開請求者に通知するものとする。

イ 公文書公開決定等期間特例延長通知書の記載要領は、別表の第4のとおりとする。

4 審査及び協議

(1) 非公開情報該当性の審査

主管課等は、公開請求に係る公文書が存在する場合、当該公文書に記録されている情報について、条例第7条第2項各号に規定する非公開情報(以下「非公開情報」という。)に該当するかどうかを審査し、「公文書の全部又は一部を公開する」か「公文書の全部を公開しない」かの判断を行うものとする。

なお、公開請求に係る公文書に非公開情報が記録されている場合において、当該公文書の非公開情報を除いた部分が無意味な文字、数字等の羅列になるときは、「公文書の全部を公開しない」公文書に該当するものとする。

(2) 広報県民課との協議

主管課等は、公開決定等に当たっては、次の表に掲げる資料を提出し、広報県民課と協議するものとする。

公開等の種別

資料

全部公開

1 公開請求に係る公文書の写し等

部分公開

1 非公開としようとする部分を見え消し等により明確にした公開請求に係る公文書の写し

2 非公開事項検討表(様式4)

全部非公開

1 公開請求に係る公文書の写し

2 非公開事項検討表

文書不存在を理由に非公開

1 非公開事項検討表

公文書の存否を明らかにしないで公開請求を拒否

1 公開請求に係る公文書の写し

2 非公開事項検討表

5 公開決定等

(1) 公文書を保有していない場合の取扱い

主管課等は、情報公開窓口における第5の5の(1)の公開請求に係る公文書を保有していない旨の説明にもかかわらず、公開請求書が提出された場合は、非公開決定を行うものとする。

(2) 公文書が特定できない場合等の取扱い

主管課等は、公開請求に係る公文書が特定できず、公開請求者に補正を求めたが補正されない場合又は公開請求者の連絡先が不明な場合その他公開請求書の形式上の不備(軽微な事項を除く。)について補正を求めることができない場合は、非公開決定を行うものとする。

(3) 部分公開

主管課は、非公開情報が記録されている場合において、非公開情報が記録されている部分を容易に区分して除くことができるときは、条例第8条第1項の規定により当該部分を除いて公開する。

(4) 存否応答拒否

主管課は、公文書の存否自体を答えるだけで、非公開情報を公開することとなると判断される場合は、当該公文書の存否を明らかにしないで、条例第11条第2項の規定により非公開決定を行うものとする。

なお、このような性質の公文書については、現に公開請求の対象となる公文書が存在しない場合であっても、存在する場合と同様、一律に存否応答拒否を行わなければならないことに留意すること。

(5) 公開決定等の決裁

ア 主管課等は、公開決定等に当たっては、次表により各通知書を作成し、当該公開請求に係る公文書の写しその他関係資料を添えて決裁を受けなければならない。

公開等の種別

通知書

1 全部公開

公文書公開決定通知書(全部公開)(規則様式第2号(その1)又は訓令様式第2号(その1)の様式をいう。以下同じ。)

1 部分公開

公文書公開決定通知書(部分公開)(規則様式第2号(その2)又は訓令様式第2号(その2)の様式をいう。以下同じ。)

1 全部非公開

2 文書不存在を理由に非公開

3 公文書の存否を明らかにしないで公開請求を拒否

公文書非公開決定通知書(規則様式第3号又は訓令様式第3号の様式をいう。以下同じ。)

イ 公開請求に係る公文書に関連する事務を所掌する他の課等がある場合は当該課等と、当該公文書が課署共通公文書である場合は当該課署共通公文書の事務を総轄する課等と合議すること。また、当該公文書が署において作成又は取得したものである場合は、当該署と協議すること。

第8 公開決定等の通知

主管課等は、公開決定等が行われたときは、広報県民課を介して公開請求者に対し、次により通知するものとする。

1 全部公開の場合

公文書公開決定通知書(全部公開)により通知すること。

なお、公文書公開決定通知書(全部公開)の記載要領は、別表の第5のとおり。

2 部分公開の場合

公文書公開決定通知書(部分公開)により通知すること。

なお、公文書公開決定通知書(部分公開)の記載要領は、別表の第6のとおり。

3 非公開決定の場合

公文書非公開決定通知書により通知すること。

なお、公文書非公開決定通知書の記載要領は、別表の第7のとおり。

第9 公開の実施

1 公開の日時及び場所

(1) 警察本部において行う公文書の公開(署保有文書の原本の閲覧を除く。)は、公文書の写し等を送付する場合を除き、公文書公開決定通知書(全部公開)又は公文書公開決定通知書(部分公開)により指定した公開の日時に情報センターで行うものとする。ただし、当該公文書を情報センターに持参することが物理的に困難その他相当な理由があるときは、広報県民課長が指定した場所において公開できる。

(2) 署において行う公文書の公開は、公文書の写し等を送付する場合を除き、公文書公開決定通知書(全部公開)又は公文書公開決定通知書(部分公開)により指定した公開の日時に案内窓口で行うものとする。ただし、案内窓口に持参することが物理的に困難その他相当な理由があるときは、署長が指定した場所において公開できる。

(3) 公開決定の通知をした後、公開請求者がやむを得ない事情により、指定した公開の日時の変更を申し出たときは、別の日時に公文書の公開を実施する。

2 公開の準備

(1) 広報県民課長は、情報センターにおいて公文書の公開を行う場合は、公開する公文書を情報センターに搬入する日時を指定し、主管課等に通知するものとする。

(2) 主管課等は、広報県民課長から公開する公文書を情報センターに搬入する日時の通知を受けたときは、当該公文書を広報県民課長が指定した日時までに情報センターに搬入するものとする。

(3) 署において公文書の公開を行う場合は、署長が指定した日時までに案内窓口又は署長が指定した場所に搬入するものとする。

3 主管課等の職員の立会い

公文書の公開を実施するときは、必要に応じて主管課等の職員又はこれに代わる者が立ち会うものとする。

4 公開時における公開請求者の確認

公開請求者にその請求に係る公文書を公開するときは、公文書公開決定通知書(全部公開)又は公文書公開決定通知書(部分公開)の提示を求め、当該公文書の公開請求者であることを確認しなければならない。ただし、当該公文書の公開請求者であることが明らかであるときは、この限りでない。

5 公開の方法

(1) 文書又は図画

ア 閲覧

(ア) 全部公開の場合

公開請求に係る公文書の原本を閲覧させるものとする。ただし、原本を公開することとした場合において当該公文書を汚損し、又は破損するおそれがあると認められるときその他相当の理由があるときは、あらかじめ作成した当該公文書の写しを閲覧させることができる。

(イ) 部分公開の場合

a 「すべて公開のページ」と「すべて非公開のページ」がある場合

(a) ページを取り外すことができるときは、公開のページを取り外してこれを閲覧させ、非公開のページについては閲覧させない。

(b) ページを取り外すことができないときは、公開のページについてのみ写しを作成してその写しを閲覧させ、非公開のページについては閲覧させない。

b 公開と非公開の部分が同一のページにある場合

写しを作成し、非公開部分に墨塗りを施した上、その写しを閲覧させる。

イ 公文書の写しの交付

(ア) 公文書の写しの交付は、公開請求のあった公文書1件につき、1部とする。

(イ) 公文書の写しの作成は、乾式複写機による。

(ウ) 乾式複写機でなく、業者に委託するなどの方法により公文書の写しを作成する場合は、事前に公開請求者に対して、経費負担についての理解を求める。この場合において、公開請求者が公文書の写しの交付を希望しない場合は、公文書の写しの作成を要しない。

(2) 電磁的記録

ア 記録されている情報を出力して紙に印刷し、又は印画することができるもの

(ア) 閲覧

a 全部公開の場合

文書又は図画の全部公開の例による。

b 部分公開の場合

文書又は図画の部分公開の例による。

(イ) 公文書の写し等の交付

文書又は図画の写しの交付の例による。ただし、全部公開の場合は、複製物を交付することができる。

イ 記録されている情報を出力して紙に印刷し、又は印画することができないビデオテープ、録音テープ等

(ア) 記録媒体に対応した再生機器を利用して巻頭単位で視聴させる。ただし、非公開の情報が記録されているビデオテープ、録音テープ等については、視聴させない。

(イ) ダビング等の方法による写しの交付は実施しないこと。ただし、全部公開の場合は、複製物を交付することができる。

ウ 留意事項

コンピュータウイルスの感染等を防止する観点から、請求者が持参した記録媒体への複製は行わないこと。

6 公開の実施に当たっての注意事項

(1) 公開請求者への注意事項

公文書を閲覧させる場合は、公開請求者に対し、公文書を丁寧に取り扱うよう求めるものとする。

(2) 公開の中止又は禁止

公文書を汚損し若しくは破損し、又はそのおそれがあると認められるときは、当該公文書の公開を中止し、又は禁止する。

(3) 再生機器の操作

電磁的記録の視聴のために必要な再生機器の操作は、情報公開窓口の職員が行うものとする。ただし、操作が複雑な再生機器である場合その他特別の理由がある場合は、再生機器を管理している職員に行わせることができる。

第10 費用の徴収

1 費用の額

(1) 公文書の写し等の作成に必要な費用の額

種類

規格

金額

複写機による単色刷り

A3判まで

1複写当たり10円

複写機による多色刷り

A3判まで

1複写当たり20円

フロッピーディスク

3.5インチ

1枚当たり30円

CD―R

700MB

1枚当たり60円

録音テープ

120分

1本当たり90円

ビデオテープ

120分

1本当たり120円

(2) 公文書の写し等の郵送等に必要な費用の額

当該写しの郵送等に必要な切手代等相当額とする。

2 費用の徴収方法

(1) 情報センターで公文書の写し等を直接交付する場合

ア 公文書の写し等の作成に必要な費用は、出納員が現金で徴収する。

イ 現金を徴収した場合は、現金領収書(愛媛県会計規則(昭和45年県規則第18号。以下「県規則」という。)様式第10号の2の様式をいう。以下同じ。)を交付する。

ウ 徴収した費用は、翌日(その日が指定金融機関で取り扱わないときは、その取り扱う最初の日をいう。以下同じ。)までに払込書(県規則様式第11号の様式をいう。以下同じ。)により指定金融機関に払い込まなければならない。

エ 現金を徴収し、又は指定金融機関に払い込んだときは、所要事項を現金出納簿(県規則様式第102号の様式をいう。以下同じ。)に記帳しなければならない。

オ 指定金融機関への現金の払込後、当該指定金融機関から受領した払込書兼領収書の写し及び領収済通知書を会計課に提出し、歳入の調定事務を依頼する。

(2) 案内窓口で公文書の写し等を直接交付する場合

ア 公文書の写し等の作成に必要な費用は、現金取扱員が現金で徴収する。

イ 現金を徴収した場合は、現金領収書を交付する。

ウ 徴収した費用は、翌日までに払込書により指定金融機関に払い込まなければならない。

エ 現金を徴収し、又は指定金融機関に払い込んだときは、所要事項を現金出納簿に記帳しなければならない。

(3) 郵送等により公文書の写し等を交付する場合

ア 広報県民課は、公開の方法として、郵送等による交付を希望するものについては、あらかじめ、会計課に公開請求書の写しを送付して債務者登録票の作成を要請する。

イ 広報県民課は、公文書の写し等の作成に必要な費用の額が確定したときは、納入通知書(県規則様式第7号(その1)の様式をいう。以下同じ。)の提出を会計課に求める。

ウ 広報県民課は、会計課から納入通知書が提出されたときは、公文書公開決定通知書(全部公開)又は公文書公開決定通知書(部分公開)に、その納入通知書を添えて、直ちに公開請求者に送付し、当該費用が納入されたことを確認した後、公文書の写し等を送付する。

3 歳入科目

歳入科目は、次の表のとおりである。

(款)14諸収入

(項)07雑入

(目)03雑入

(節)102公文書等複写収入

第11 審査請求の処理

文書の公開決定等又は公開請求に係る不作為について、審査請求書の提出があったときは、次のとおり処理するものとする。

1 審査請求書の受付

審査請求書の受付は、愛媛県公安委員会審査請求手続事務取扱要領(平成28年3月22日付け例規監第252号)第2の規定により、監察官室が行うものとする。

2 審査請求書等の引継ぎ

前項の規定により審査請求を受け付けた監察官室は、要件を備えていると認めるとき、審査請求書等の関係記録を広報県民課に引き継ぐものとする。

3 弁明書の作成

広報県民課は、主管課等に審査請求書の写しを送付し、弁明書の作成を求めるものとする。

4 審査会への諮問

(1) 諮問書の提出

広報県民課は、審査請求に係る公開決定等又は公開請求に係る不作為について再検討を行い、裁決で、審査請求の全部容認と、当該審査請求に係る公文書の全部公開をしない場合(当該公文書の公開について第三者の反対の意思が表示されているときを含む。)は、諮問書を作成し、次に掲げる書類を添え、公安委員会に報告した後、愛媛県情報公開・個人情報保護審査会(以下「審査会」という。)に諮問するものとする。ただし、審査請求が不適法であり却下するときは、審査会への諮問を要しない。

ア 公開請求書の写し

イ 公文書公開決定通知書(部分公開)又は公文書非公開決定通知書の写し

ウ 審査請求書の写し

エ 弁明書の写し

(ア) 公開決定等に対する審査請求の場合

公開決定等の内容及び当該決定の理由を記載

(イ) 不作為に係る審査請求に対する弁明書の場合

処分をしていない理由並びに予定される処分の時期、内容及び理由を記載

オ その他必要な書類

(2) 主管課等への通知

広報県民課は、審査会に諮問書を提出したとき、速やかに主管課等に通知するものとする。

(3) 審査請求人等への通知

広報県民課は、審査会に諮問書を提出したとき、情報公開・個人情報保護審査会諮問通知書(規則様式第9号又は訓令様式第9号)により、速やかに、次に掲げる者に諮問した旨を通知するものとする。

ア 審査請求人及び参加人(行政不服審査法(平成26年法律第68号)第13条第4項に規定する参加人をいう。以下同じ。)

イ 公開請求者(公開請求者が審査請求人又は参加人である場合を除く。)

ウ 当該審査請求に係る公文書の公開について反対の意思を表示した第三者(当該第三者が審査請求人又は参加人である場合を除く。)

(4) 情報公開・個人情報保護審査会諮問通知書の記載要領

別表の第8のとおり。

(5) 審査会からの意見聴取等への対応

広報県民課は、審査会から意見若しくは説明を求められた場合又は公開決定等若しくは公開請求に係る不作為に関する公文書の提示若しくは資料の提出を求められた場合においては、監察官室と協議して対応するものとする。

(6) 審査会からの答申

広報県民課は、審査会から答申があったとき、速やかに公安委員会に報告するものとする。

5 審査請求に対する裁決及び裁決の送達等

(1) 広報県民課は、審査会の答申があったとき、これを尊重し、速やかに、当該審査請求に対する公安委員会の裁決を受けるものとする。

(2) 愛媛県公安委員会審査請求手続規則(平成28年公安委員会規則第1号)第28条第1項の規定による裁決書の謄本の送付並びに同条第2項に規定する公示の方法による裁決の送達及び参加人等に対する通知は、監察官室が行うものとする。

(3) 主管課等は、第三者からの審査請求について条例第22条各号に掲げる裁決があり、公文書を公開する場合においては、同条の規定により、当該審査請求に対する裁決の日と公開を実施する日との間に少なくとも2週間を置くものとする。

第12 情報公開請求事務の専決

本部長の保有文書に係る事務の専決については、次のとおりとする。

(1) 広報県民課長の専決事項

ア 条例第33条第2項の規定による公文書の検索資料の提供

イ 条例第20条各号に掲げる者に対する諮問をした旨の通知

(2) 主管課等の長の専決事項

ア 条例第6条第1項の規定による公開請求書の受理

イ 条例第6条第2項の規定による公開請求書の補正の要求及び公開請求書の補正の参考となる情報の提供

ウ 条例第11条第1項の規定による公文書の全部又は一部の公開決定(過去の公開請求に係る公文書について、従前と同様の決定を行う場合に限る。)及び公文書の公開決定の通知

エ 条例第11条第2項の規定による公文書の非公開(条例第10条の規定により公開請求を拒否する場合を含む。)の決定(過去の公開請求に係る公文書について、従前と同様の決定を行う場合に限る。)及び公開請求に係る公文書を保有していない場合の公文書の非公開の決定並びに公文書の非公開の決定の通知

オ 条例第12条第2項の規定による公開決定等の期間の延長及び公開決定等の期間の延長の通知

カ 条例第13条後段の規定による公開請求者に対する期限の特例の適用の通知

キ 条例第14条第1項前段の規定による他の実施機関との事案移送の協議及び他の実施機関(公安委員会に限る。)への事案の移送

ク 条例第14条第1項後段の規定による公開請求者に対する事案移送の通知

ケ 条例第14条第3項後段の規定による移送を受けた実施機関に対する協力

コ 条例第15条第1項の規定による第三者に対する意見聴取の通知及び第三者からの意見聴取

サ 条例第15条第2項本文の規定による第三者に関する情報が記録されている公文書の当該第三者に対する公開の通知及び当該第三者の意見聴取

シ 条例第15条第3項後段の規定による第三者に対する公開の決定の通知

ス 条例第16条第3項の規定による公文書を複写した物により行う公文書の公開

セ 条例第22条において準用する条例第15条第3項後段の規定による第三者に対する公開の決定の通知

(3) 所属長の専決事項

ア 条例第33条第2項の規定による公文書の検索資料の作成

第13 検索資料

1 検索資料の提供

広報県民課は、電磁的記録の管理規程に基づき、各所属が作成した電磁的記録に係るファイル管理表について、警務部警務課から提供を受けるものとする。

2 検索資料の整備

情報公開窓口には、文書分類表、行政文書分類表、電磁的記録に係るファイル管理表その他の検索資料(案内窓口にあっては、当該署において保有するものに限る。)を備え置き、県民が閲覧できるようにしておくものとする。

別表

公開請求書等の確認事項及び記載要領

第1 公開請求書

1 「年月日」欄

公開請求書が提出された日となっているか。

2 「氏名、住所、郵便番号及び電話番号」欄

(1) 正確に記載されているか。

(2) 法人その他の団体にあっては、「氏名」欄に名称及び代表者の氏名、「住所」欄に事務所又は事業所の所在地が記入されているか。

(3) 執務時間内に確実に連絡が取れる電話番号が記入されているか。

3 「公文書の件名その他の公開請求に係る公文書を特定するに足りる事項」欄

請求しようとする公文書の件名が明らかになっているか。請求しようとする公文書の件名が明らかでない場合は、当該公文書を特定するに足りる事項が具体的に記載されているか。

4 「希望する公開の方法」欄

閲覧、視聴、写しの交付のいずれを希望するのかが分かるように、希望する□にレ印が付いているか。

第2 公文書公開請求事案移送通知書

1 「公開請求年月日」欄

公開請求書の受付年月日を記入すること。

2 「公文書の件名」欄

特定した公開請求に係る公文書の名称又は当該公文書を特定するに足りる事項を記入すること。

3 「移送を受けた実施機関(主務課)」欄

移送先の実施機関の主管課及び電話番号を記入すること。

4 「移送をした実施機関(主務課)」欄

移送をした実施機関の主管課及び電話番号を記入すること。

5 「移送をした年月日」欄

他の実施機関に移送した年月日を記入すること。

6 「移送をした理由」欄

他の実施機関に事案を移送する理由を、公開請求者が了知し得る程度に具体的に記載すること。

第3 公文書公開決定等期間延長通知書

1 「公開請求年月日」欄

公開請求書の受付年月日を記入すること。

2 「公文書の件名」欄

特定した公開請求に係る公文書の名称を記入すること。

3 「延長前の期間」欄

公開請求書を受け付けた日及び同日から起算して15日目の日を記入すること。

4 「延長後の期間」欄

公開請求書を受け付けた日と公開決定等ができるおおよその日(公開請求書を受け付けた日から起算して60日以内の日)を記入すること。

5 「延長の理由」欄

公開請求書を受け付けた日から起算して15日以内に公開決定等ができない理由を公開請求者が了知し得る程度に具体的に記載すること。

第4 公文書公開決定等期間特例延長通知書

1 「公開請求年月日」欄

公開請求書の受付年月日を記入すること。

2 「公文書の件名」欄

特定した公開請求に係る公文書の名称を記入すること。

3 「条例第12条第1項の延長前の期間」欄

公開請求書を受け付けた日及び同日から起算して15日目の日を記入すること。

4 「条例第12条第2項の延長後の期間」欄

公開請求書を受け付けた日と公開決定等ができるおおよその日を記入すること。

5 「公開請求に係る公文書のうち条例第12条第2項の延長後の期間内に公開決定等をする部分」欄

公開請求を受けた公文書のうち、公開請求書を受け付けた日から60日以内に公開決定等を行うものの件名を記入すること。

6 「残りの公文書について公開決定等をする期限」欄

公開請求された公文書のうち公開請求書を受け付けた日から60日以内に公開決定等を行うことができないものについて、公開決定等ができる日(通常業務に著しい支障を及ぼさない範囲内において、処理することが可能と認められる日)を記入すること。

7 「条例第13条を適用する理由」欄

「公開請求に係る公文書が著しく大量であり、公開請求があった日から起算して60日以内にそのすべてについて公開決定等をすることにより、事務の遂行に著しい支障が生ずるおそれがあるため。」と記載すること。

第5 公文書公開決定通知書(全部公開)

1 「公開請求年月日」欄

公開請求書の受付年月日を記入すること。

2 「公文書の件名」欄

特定した公開請求に係る公文書の名称を記入すること。

3 「公開の日時」欄

事前に公開請求者に電話等で連絡を取り、公開請求者の利便及び事務処理上の都合を勘案して公開の日時を決定し、当該決定した日時を記入すること。

4 「公開の場所」欄

(1) 公文書を閲覧させる場合

「愛媛県警察情報センター(警察本部庁舎1階)」と記入すること。ただし、案内窓口において署保有文書を閲覧させる場合は、「○○警察署案内窓口」と記入すること。

(2) 写しの交付を行う場合

ア 情報センターで写しの交付を行う場合は、「愛媛県警察情報センター(警察本部庁舎1階)」と記入すること。

イ 警察署で写しの交付を行う場合は、「○○警察署案内窓口」と記入すること。

(3) 写しを送付する場合

記入しないこと。

5 「公開の方法」欄

公開請求書に記入されている「希望する公開の方法」を記入すること。

6 「費用」欄

写しの交付又は送付を希望している場合は、これに要する金額を記入すること。

第6 公文書公開決定通知書(部分公開)

1 「公開請求年月日」欄

公開請求書の受付年月日を記入すること。

2 「公文書の件名」欄

特定した公開請求に係る公文書の名称を記入すること。

3 「公開の日時」欄

事前に公開請求者に電話等で連絡を取り、公開請求者の利便及び事務処理上の都合を勘案して公開の日時を決定し、当該決定した日時を記入すること。

4 「公開の場所」欄

(1) 公開できる部分に限って公文書を閲覧させ、非公開とする部分については、非公開部分に墨塗りを施した上、その写しを閲覧させる場合

ア 情報センターにおいて公開する場合は、「愛媛県警察情報センター(警察本部庁舎1階)」と記入すること。

イ 署において公開する場合は、「○○警察署案内窓口」と記入すること。

(2) 写しの交付を行う場合

ア 情報センターにおいて交付する場合は、「愛媛県警察情報センター(警察本部庁舎1階)」と記入すること。

イ 署において交付する場合は、「○○警察署案内窓口」と記入すること。

(3) 写しを送付する場合

記入しないこと。

5 「公開の方法」欄

公開の方法に応じて「写しの閲覧」又は「写しの交付」と記入する。

6 「公開をしない部分」欄

公開しない部分を明らかに特定できる程度に、当該部分に記録されている情報の内容を具体的に記載すること。

なお、記載事項が大量になる場合は、「別紙のとおり。」と記入し、別紙を用いること。

7 「公開をしない理由」欄

「愛媛県情報公開条例第7条第2項第○号(当該情報が複数の号に該当する場合は、該当するすべての号を記載する。)該当」と記載の上、当該情報が当該非公開情報に該当する理由を公開請求者が了知しうる程度に具体的に記載すること。

8 「費用」欄

写しの作成又は送付を希望している場合は、これらに要する金額を記入すること。

第7 公文書非公開決定通知書

1 「公開請求年月日」欄

公開請求書の受付年月日を記入すること。

2 「公文書の件名」欄

特定した公開請求に係る公文書の名称を記入すること。ただし、文書不存在を理由に非公開とする場合及び公文書の存否を明らかにしないで公開請求を拒否する場合は、公開請求書の公文書の件名その他の公開請求に係る公文書を特定するに足りる事項欄に記載された事項を記入すること。

3 「公開をしない理由」欄

(1) 「愛媛県情報公開条例第7条第2項第○号(当該情報が複数の号に該当する場合は、該当するすべての号を記載する。)該当」と記載の上、当該情報が当該非公開情報に該当する理由を公開請求者が了知しうる程度に具体的に記載すること。

(2) 存否応答拒否の場合は、「愛媛県情報公開条例第10条該当」と記載し、当該公開請求に係る公文書が存在しているか否かを答えるだけで、非公開情報を公開することとなるため、公開請求を拒否する旨を記載すること。

第8 情報公開・個人情報保護審査会諮問通知書

1 「審査請求年月日」欄

審査請求書等を受理した年月日を記入すること。

2 「審査請求の対象となった決定」欄

公文書非公開決定通知書等の文書番号及び通知年月日並びに特定した公開請求に係る公文書の件名を記入すること。

3 「諮問をした年月日」欄

審査会に諮問を行った年月日を記入すること。

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愛媛県警察情報公開事務取扱要領の制定について

平成14年3月18日 例規総第9号

(平成28年4月6日施行)

体系情報
第2編 務/第2章 広報県民/第2節 情報公開
沿革情報
平成14年3月18日 例規総第9号
平成14年5月 例規総第23号
平成14年9月 例規総第45号
平成15年7月 例規総第28号
平成15年9月 例規警第38号
平成15年11月 例規総第42号
平成16年11月 例規総第40号
平成17年4月 例規警第11号
平成18年11月 例規広県第57号
平成18年12月 例規広県第63号
平成19年3月 例規広県第100号
平成19年12月 例規広県第325号
平成20年3月 例規広県第390号
平成20年10月 例規広県第218号
平成22年3月 例規広県第104号
平成22年3月 例規生企第216号
平成24年5月 例規広県第129号
平成25年3月 例規広県第78号
平成28年3月30日 例規広県第108号
平成28年4月6日 例規広県第128号