○個人情報の開示請求の特例に関する事務取扱要領の制定について

平成17年11月25日

例規広県第39号本部長

各所属長

愛媛県個人情報保護条例(平成13年県条例第41号)第27条に規定する開示請求の特例の事務を適正に取り扱うため、みだし要領を別添のとおり制定し、平成18年4月1日から施行することとしたので、適正な事務処理に努められたい。

別添

個人情報の開示請求の特例に関する事務取扱要領

1 趣旨

この要領は、愛媛県個人情報保護条例(平成13年県条例第41号)第29条に規定する開示請求の特例(以下「簡易開示」という。)に関し必要な事項を定めるものとする。

2 対象とする個人情報

個人情報を取り扱う事務を所管している課の長(以下「主管課長」という。)は、簡易開示の対象とする個人情報を、次に掲げる基準により定めるものとする。

(1) 開示に対する需要の高いもの

(2) 一定の時期に開示請求が集中すると見込まれるもの

(3) 個人情報の記録形態が定型的で、開示に関する判断をあらかじめ一律に行うことができるもの

(4) 実務上直ちに開示を実施することができるもの

3 試験結果に係る開示内容

主管課長は、試験結果(考査結果を含む。以下同じ。)について簡易開示を行うこととしたときは、次の基準を参考に開示する内容を定めるものとする。

(1) 得点により合否が判定されるものについては、原則として得点(科目別に得点を記録している場合には、科目別得点を含む。)を開示するものとする。

(2) 順位により合否が判定されるものについては、原則として順位を開示するものとする。

(3) 得点及び順位により合否が判定されるものについては、原則として得点(科目別に得点を記録している場合には、科目別得点を含む。)及び順位を開示するものとする。

(4) 得点及び順位以外の判定要素を含むものについては、それぞれの試験又は考査の性質、内容、開示に対する需要、開示した場合の影響等個別の事情を勘案し、判断するものとする。

4 試験結果に係る簡易開示の開始日及び期間

(1) 試験結果に係る簡易開示を開始する日は、原則として合格発表の日とする。ただし、特別の理由がある場合には、合格発表の日以外の日とすることができる。

(2) 簡易開示を実施する期間は、原則として簡易開示を開始する日から起算して1月間とする。

5 簡易開示を実施する場所

簡易開示を実施する場所は、原則として主管課又は署とする。ただし、特別の理由がある場合には、変更することができる。

6 簡易開示を実施する旨の通知及び公表

(1) 主管課長は、簡易開示を実施する個人情報を定めたときは、簡易開示実施通知書(様式1)により、広報県民課長に対し通知するものとする。これを変更し、又は廃止したときも同様とする。

(2) 広報県民課長は、前号の通知があったときは、その内容を愛媛県報に掲載して告示するものとする。

7 簡易開示請求の受付等

(1) 簡易開示請求は、本人に限り認めるものとする。

(2) 本人であることの確認は、受験票、運転免許証、旅券等本人の顔写真が添付された書類その他本人であることを確認できる書類の提示により行うものとする。

8 簡易開示の実施方法等

(1) 簡易開示の請求があったときは、本人であることの確認を行った後、直ちに開示するものとする。

(2) 簡易開示に係る開示の実施方法は、原則として閲覧の方法によることとし、写しの交付は行わないものとする。

(3) 試験結果を閲覧の方法により開示をするときは、あらかじめ一覧表等を作成しておき、当該一覧表等の閲覧により行うものとする。

なお、他の受験者の情報が記載されている部分を紙等で覆うなどして、他の受験者の情報を開示することのないようにするものとする。

(4) 所属長は、簡易開示を実施したときは、簡易開示請求処理表(様式2)に記入するものとする。

9 受験者への周知

主管課長は、簡易開示できる個人情報として定めるものが試験結果であるときは、次に掲げる事項を受験案内等に記載し、当該試験の受験者に対してあらかじめ周知するものとする。

(1) 簡易開示の内容

(2) 簡易開示の受付期間及び受付時間

(3) 簡易開示を行う場所

(4) 本人であることを確認するために必要な書類

(5) その他必要と認める事項

10 実施状況の報告

所属長は、当該簡易開示の実施期間終了後、速やかに、簡易開示実施状況報告書(様式3)により広報県民課長に報告するものとする。

11 適用

この要領は、平成18年4月1日以降に合格を発表する試験等から適用する。

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個人情報の開示請求の特例に関する事務取扱要領の制定について

平成17年11月25日 例規広県第39号

(平成28年5月16日施行)

体系情報
第2編 務/第2章 広報県民/第3節 個人情報保護
沿革情報
平成17年11月25日 例規広県第39号
平成18年7月 例規警第37号
平成18年11月 例規広県第55号
平成20年5月 例規広県第120号
平成28年5月16日 例規広県第166号