○個人情報取扱事務の登録に関する事務取扱要領の制定について

平成17年11月25日

例規広県第37号本部長

各所属長

愛媛県個人情報保護条例(平成13年県条例第41号)第7条に規定する個人情報取扱事務を適正に取り扱うため、みだし要領を別添のとおり制定し、平成18年4月1日から施行することとしたので、適正な事務処理に努められたい。

別添

個人情報取扱事務の登録に関する事務取扱要領

1 趣旨

この要領は、愛媛県個人情報保護条例(平成13年県条例第41号。以下「条例」という。)第7条に規定する個人情報取扱事務の登録等に関し必要な事項を定めるものとする。

2 登録の対象とする事務

登録の対象とする事務は、個人情報を取り扱うすべての事務であって、平成18年4月1日現在行われている事務及び同日以降新たに開始する事務とする。ただし、条例第7条第3項及び第49条第1項に掲げる事務並びに条例第7条第4項の規定により登録簿に登録しない事務を除く。

3 登録する事務の区分

登録する事務の区分は、次のとおりとする。

(1) 全所属共通事務

課及び署が共通の内容で実施し、又は実施する予定である事務をいう。

(例)表彰事務

(2) 警察本部所属共通事務

課が共通の内容で実施し、又は実施する予定である事務をいう。

(例)情報公開請求関係事務、個人情報開示請求等処理事務

(3) 警察本部関係所属・各警察署共通事務

関係課と署が共通の内容で実施し、又は実施する予定である事務をいう。

(例)遺失・拾得物の取扱いに関する事務、行方不明者の手配等に関する事務

(4) 警察署共通事務

署が共通の内容で実施し、又は実施する予定である事務をいう。

(例)自動車保管場所証明等に関する事務、道路使用許可に関する事務

(5) 警察本部所属固有事務

課が単独で実施している事務又は実施する予定である事務をいう。

(例)犯罪被害者等給付金裁定事務、運転免許試験に関する事務

4 登録簿の作成等

(1) 登録簿の作成

ア 登録簿は、個人情報を取り扱う事務を所管する課の長(以下「主管課長」という。)が作成するものとする。

イ 主管課長は、登録簿を作成したときは、広報県民課あて送付するものとする。

(2) 登録事項の変更

ア 主管課長は、登録した事項に変更が生じたときは、変更に係る事項を含む登録簿を改めて作成するものとする。

イ 主管課長は、改めて登録簿を作成したときは、広報県民課あて送付するものとする。

(3) 登録の抹消

ア 個人情報取扱事務が廃止されたときは、その旨を広報県民課に通知するものとする。

イ 広報県民課は、アにより登録の抹消の通知を受けたときは、登録簿の抹消の手続をとるものとする。

5 登録簿の閲覧

(1) 警察本部及び署に、登録簿を備え置き、県民等の閲覧に供するものとする。

(2) 変更又は廃止された個人情報取扱事務に係る登録簿は、変更・廃止登録簿として、別に整理するものとする。

6 個人情報取扱事務登録簿記入要領

別表1のとおり。

別表1

個人情報取扱事務登録簿記入要領

項目

記入要領

1 事務の区分

登録する事務の区分は、個人情報取扱事務の登録に関する事務取扱要領の3のとおりとし、該当する項目の□の中を塗りつぶすこと。

2 登録(変更)年月日

1 登録年月日

個人情報取扱事務を登録する年月日を記入すること。ただし、平成18年4月1日に行われている事務については、「平成18年4月1日」とすること。

2 変更年月日

取扱いが変更になる年月日を記入すること。

3 個人情報取扱事務を所管する組織の名称

1 登録

登録簿を作成した所属名を記入すること。

2 保有

当該事務に係る個人情報を保有している所属名を記入すること。

4 個人情報取扱事務の名称

1 個人情報を取り扱う目的を基準として、収集、保有、利用・提供、廃棄に至るまでの一連の事務処理の流れを一つの「事務」の単位としてとらえ、具体的な事務の内容が県民等に分かりやすいよう、予算事項名、事務分掌等をもとに、事務の名称を明確かつ簡潔に記入すること。

2 次の事項に留意して、事務の単位を決定すること。

(1) 事務を包括的にとらえすぎないこと。

課全体の事務を一つの事務とするなど事務を大きくとらえ過ぎた場合、個人情報を取り扱う目的が抽象的になり、県民に個人情報の取扱いの態様が分かりにくくなるので、事務を包括的にとらえ過ぎないよう留意すること。

(2) 事務を微細に区分し過ぎないこと。

担当者ごとに事務を区分するなど細かく事務を区分した場合、登録事務がいたずらに増加し、県民等の立場からはかえって行政の目的が分からなくなるおそれがあるので、事務を微細に区分し過ぎないよう留意すること。

(3) 次の項目の一つに該当すれば一つの事務とすること。

ア 使用している個人情報が同一、あるいは個人情報の記録項目が共通している場合

(例)○○試験事務

イ 個人情報の対象者の範囲が同一である場合

(例)○○許可に関する事務

ウ 個人情報の記録項目も、対象者も関連はあまりないが、同一目的の事務である場合

(例)相談事務等

5 個人情報取扱事務の目的

1 個人情報を取り扱う目的が明確に把握できるように簡潔に記入すること。例えば、実施要領等に基づいて事務を実施している場合は、当該要領等の趣旨あるいは目的に記載されている内容程度のものを記入すること。

2 ここに記入した目的は、収集制限及び利用・提供制限の基準となるので、できる限り具体的に記入すること。

6 根拠法令等

個人情報取扱事務の根拠となる法律、条例又は規則(訓令、例規通達等を含む。)があれば、その名称及び根拠条項を記入すること。根拠となる規程がない場合は、何を根拠に個人情報を取得しているか具体的に記入すること。

7 個人情報の対象者の範囲

1 当該事務で取り扱う対象者の範囲を類型化(例:申請者、被表彰者、受験者、講師等)して明確に記入すること。

2 一つの個人情報取扱事務について対象者の類型が複数となる場合(例:受験者、合格者)は、それぞれの類型について登録簿を作成すること。ただし、登録簿の記載内容がすべて同様となる場合は、1枚の登録簿に複数の類型を記入しても差し支えない。

8 個人情報の記録項目

1 当該事務で取り扱う個人情報の項目すべてについて、別表2に定める個人情報の記録項目の具体例を参考に、該当する項目の□の中を塗りつぶすこと。

2 その他の項目に該当する場合は、( )内に具体的な記録項目を記入すること。

9 個人情報の収集先

1 当該事務で取り扱う個人情報の収集先について、該当する項目の□の中を塗りつぶすこと。また、個人情報の本人以外から収集する場合は、その根拠となる条例第8条第2項各号の該当号を記入すること。

なお、いずれにも該当する場合は、両方の□の中を塗りつぶすこと。

2 「収集」とは個人情報を他のものから取得することをいい、調査等により能動的に取得する場合だけでなく、届出、申請、申告、申込み、相談等により受動的に取得する場合も該当する。

本人から収集する場合には、本人から直接情報を取得する場合のほか、市町村や本人の所属団体等を経由して受け取る場合も含む。

3 「個人情報の本人以外」から収集しているときは、本人以外の区分欄の該当する収集先の□の中を塗りつぶすこと。

(1) 「他の実施機関」とは、公安委員会及び警察本部長以外の県の実施機関をいう。例えば、警察本部の課が教育委員会の課から収集する場合をいう。

(2) 「他の官公庁」とは、国の機関又は他の地方公共団体等をいう。

(3) 「民間・私人」とは、民間企業、民間団体、本人以外の個人をいう。

(4) 「その他」の場合は、( )内に具体的な収集先を記入すること。

4 同一実施機関内の他部局から収集する場合は、「実施機関内部での利用」の□の中を塗りつぶすこと。

10 個人情報の目的外の利用及び提供の状況

1 当該事務で取り扱う個人情報を、当該事務の目的以外の目的のために、実施機関内部で利用し、又は当該実施機関以外のものに提供しているかどうかについて、該当する項目の□の中を塗りつぶすこと。

2 「有」の場合は、提供先のうち、該当する項目の□の中を塗りつぶすこと。

(1) 「実施機関内部」とは、公安委員会にあっては公安委員会内だけをいい、警察本部長にあっては、県警察内のみをいう。

(2) 「他の実施機関」とは、公安委員会及び警察本部長以外の県の実施機関をいう。例えば、警察本部の課が教育委員会の課に提供する場合をいう。

(3) 「他の官公庁」とは、国の機関又は他の地方公共団体等をいう。

(4) 「民間・私人」とは、民間企業、民間団体、本人以外の個人をいう。

(5) 「その他」の場合は、( )内に具体的な提供先を記入すること。

11 個人情報の主な処理形態

1 当該事務で取り扱う個人情報の処理形態について、「電子計算機処理」、「手作業処理」の該当する項目の□の中を塗りつぶすこと。

なお、いずれにも該当する場合は、両方の□の中を塗りつぶすこと。

2 「電子計算機処理」とは、パソコン等を利用して個人情報の入力、蓄積、検索、出力等の処理を行っているものをいい、ワープロにより専ら文章を作成するための処理は含まないものとする。

3 「電子計算機処理」に該当する場合には、「オンライン結合による提供の有無」についても、該当する項目の□の中を塗りつぶすこと。

4 「オンライン結合による提供」とは、通信回線による電子計算機その他の情報機器の結合(実施機関の保有する個人情報を実施機関以外のものが随時入手し得る状態にするものに限る。)をいう。

12 外部委託の有無

1 当該事務を行うに当たり、個人情報を取り扱う事務の全部又は一部を実施機関以外のものに委託しているかどうかについて、該当する項目の□の中を塗りつぶすこと。

2 該当する項目が「有」の場合には、その内容を記入すること。

13 備考

登録簿の記載内容について、特に説明を要する事項その他参考となる事項を記入すること。

別表2

個人情報の記録項目具体例

分類

項目

例示

基本的事項

1 識別番号

整理番号、受験番号、免許番号、許可番号等

2 氏名

氏名(氏又は名前だけの場合を含む)、通称(芸名)、ペンネーム等

3 性別

男・女の表示

4 生年月日・年齢

生年月日、年齢、干支等

5 住所

住所、居所、居住区域名、住所歴等

6 電話番号

電話番号、FAX番号、メールアドレス、連絡先等

7 国籍・本籍

本籍、本籍所在地、国籍、外国人であることの表示等

8 その他

指紋、声紋、顔写真、印影等

心身の状況

1 健康・病歴

健康診断結果、血圧、血液型、傷病名、傷病の程度・原因、看病記録、訓練記録、治療の内容・方法、病歴等

2 障害

障害の有無、障害の種類・部位・程度、補装具の有無、知能の程度等

3 身体状況

身長・体重、容姿、体力、運動能力等

4 その他

性格、長所・短所、精神的悩み等

家庭生活

1 家族状況

世帯主との関係、同居・別居の別、父子・母子家庭であること、里親・里子であること、扶養関係、家族構成等

2 親族関係

養子縁組、離縁、認知、婚姻関係等

3 婚姻歴

婚姻の事実・時期、離婚の事実・時期、婚姻期間等

4 居住状況

住居の間取り、住居の状況(自家・借家の別、戸建て・マンション・アパートの別、コンクリート、木造の別等)、家具等の状況等

5 その他

食生活の内容等衣食住に関すること等

社会生活

1 職業・職歴

会社名、勤務先、所属、就職・退職年度(年月日)、在職期間、昇級、昇格・降格、配置転換、解雇・停職等の処分、事業所名、職位、職名等

2 学業・学歴

卒業・在学校名、退学・休学・停学等、入学・卒業年度、在学年度、学業成績、クラブ活動等

3 成績・評価

各種試験の結果、勤務評価、技能の記録等

4 資格

理容師、調理師等の資格、講習会等の修了等

5 賞罰

叙位・叙勲、表彰、犯罪歴、交通違反の記録等

6 趣味・嗜好

読書・旅行・ドライブ等の趣味、色彩・インテリア等の好み、酒・コーヒー・たばこなどの嗜好等

7 その他

自治会等での活動状況、団体加入、交友関係、ボランティア活動の状況等

資産・収入

1 資産状況

不動産の所在・評価額、債権・債務額、預貯金額等

2 収入状況

年収、月収等

3 納税状況

各種税の納税額等

4 公的扶助

生活保護・年金・恩給等受給の有無、母子福祉資金の貸付を受けていること等

5 取引状況

金融機関の口座、取引相手、取引額等

6 その他

絵画・骨董品彫刻等の保有状況等

思想・信条等

1 思想・信条

政治的信条、政治理念、政治的信念、政治活動歴、支持政党名、政治団体名、人生観等

2 宗教

信仰する宗教・宗派、宗教法人名、宗教的習慣等

3 社会的差別の原因となるおそれのある個人情報

犯罪歴等

4 その他

座右の銘、尊敬する人物等

その他

1 意見、要望

県政に対する意見等

2 相談

○○相談の内容等

3 その他

苦情(審査請求書、陳述書等)、災害による被害状況等

個人情報取扱事務の登録に関する事務取扱要領の制定について

平成17年11月25日 例規広県第37号

(平成28年5月16日施行)

体系情報
第2編 務/第2章 広報県民/第3節 個人情報保護
沿革情報
平成17年11月25日 例規広県第37号
平成22年3月 例規広県第104号
平成28年4月6日 例規広県第128号
平成28年5月16日 例規広県第166号